[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Час — це єдина в світі річ, якої не можна повернути назад. Загубили гроші — заробили знову. Втратили роботу — знайшли нову.
Ми можемо ефективніше використовувати 80% нашого часу. Згідно з принципом Парето, лише незначна кількість щоденних дій приносить нам левову частку результатів.
Правильно використовувати власний час — справа не завжди легка. Варто прийняти складні рішення, та інколи доводиться відмовитись від речей, які вам подобаються, щоб вивільнити місце для справ, які зроблять вас кращими, швидшими та розумнішими.
Стівен Кові у своїй книжці «7 звичок надзвичайно ефективних людей» писав: «Вміння підпорядковувати імпульси відповідно до власних цінностей є основою проактивної особистості».
Розпочніть свій день з розумом — і далі все піде як по маслу.
1. Спробуйте новий 7-хвилинний комплекс вправ від The New York Times. Він містить 12 вправ, ефективність яких доведена наукою. Це швидкий та дієвий спосіб займатись спортом щодня.
2. Ніколи не сидіть вранці за робочим столом без плану дій на першу половину робочого дня.
3. Розпочніть із плану. Сплануйте завтрашній день сьогодні. Виділіть час на формування завдань ввечері. Хвилина планування економить сотні хвилин під час виконання завдань. Якщо ви бездумно виконуєте одну справу за іншою і ніколи не плануєте свого дня, то не зможете працювати ефективніше.
4. Позбудьтесь зайвих думок. Навіть у геніїв нікудишня пам’ять. Тому записуйте завдання і робіть нотатки.
5. Максимально використовуйте свої пікові години. Ми намагаємось втиснути якомога більшу кількість годин у робочий день, аби бути «продуктивними», але, врешті-решт, результат більше залежить від зосередженості, мотивації та енергії, ніж від витраченої кількості часу.
6. Поділіть свій день на визначені відрізки часу — і ви відчуєте себе зібранішими та енергійнішими протягом восьмигодинної праці. Робіть перерву після кожних 90 хвилин інтенсивної роботи.
7. Робіть список із трьох найважливіших справ. Розпочніть свій ранок з найважливішої справи. «Важливі речі не повинні страждати через неважливі», писав Гете.
8. Зосередьтеся на найважливіших справах та ігноруйте невідкладні. Справи є важливими тоді, коли ви вказали їх у списку найважливіших справ. Повідомлення та нагадування — це справи, які можуть зачекати.
9. Остерігайтесь «пожирачів часу». Якщо ви обмежені в часі або ж зобов’язані працювати, то саме час працювати. Бережіть свій час. Частіше кажіть «ні». Не дозволяйте собі витрачати на непотрібні справи час, якого у вас немає.
10. Виділіть конкретний час для перевірки електронної пошти. Електронні листи змушують вас реагувати на дії інших замість того, щоб діяти самостійно. Контролюйте свій час.
11. Якщо ви можете відповісти на електронний лист за дві хвилини, зробіть це негайно. Планування зробити це потім, запам’ятовування та власне виконання завдання займуть більше часу, ніж потрібно.
12. Листи повинні бути коротшими за п’ять речень. Більшість людей не будуть проти, якщо ви писатимете листи коротко та по суті. Я вже більш як рік використовую цей метод.
13. Використовуйте техніку pomodoro. Поділіть роботу на відрізки часу. Працюйте над однією справою впродовж відрізків у 30-40 хвилин. Нічого іншого: жодних телефонів, електронної пошти, розмов з іншими людьми, соцмереж або інших розваг.
14. Плануйте менше часу для важливих справ. Це може видатись абсурдним, але на практиці все навпаки. Обмежений час змушує вас ефективніше використовувати власну енергію, і, як наслідок, ви швидше виконаєте поставлені завдання.
15. Виділіть час для роботи над однією справою. Почніть працювати над наступною справою лише тоді, коли виконали першу. Використовуйте канбан-дошку; списки виконаних, поточних та майбутніх справ. Візуалізуйте завдання. Дошка допоможе вам слідкувати за тим, що ви робите щодня.
16. Навчіться делегувати завдання. Погляньте ще раз на список справ, які ви виконуєте щодня, і вирішіть, над якими справами ви не повинні працювати.
17. Захистіть періоди «плину роботи». Визначте відрізки часу, коли ви найпродуктивніші. Після цього встановіть обмеження, які допоможуть вам працювати над найважливішими завданнями.
18. Вимкніть нагадування. Надзвичайно складно зануритись у робочий ритм, коли ваш телефон вібрує кожних декілька хвилин. Вам не потрібен шум, що відволікає. Науковці стверджують: коли ви відволікаєтесь, вам треба буде в середньому більш як 23 хвилини, щоб знову зосередитись.
19. Виділіть час на новини. Постійне перевіряння новин є жахливим пожирачем часу. Виділіть час протягом дня для того, щоб швидко повернутись до роботи після перегляду.
20. Записуйте. Ні, ви не зможете усього запам’ятати. Записування у нотатнику (або в календарі на телефоні) допоможе вам побороти забудькуватість.
21. Використовуйте принцип «доторкнутись раз». Якщо на вашому шляху з’являється справа, яка потребує негайних дій і займає лише декілька хвилин, негайно за неї візьміться.
22. Приглушіть свого внутрішнього перфекціоніста. Працюйте якнайкраще протягом розумного відрізку часу, а потім зупиніться. Не витрачайте увесь свій час на доведення до досконалості єдиного завдання.
23. Ефективно використовуєте час очікування. Знайдіть для себе заняття в черзі за ранковою кавою, очікуючи прибуття потяга чи зустрічі.
24. Дотримуйтесь принципу 80/20 у всьому, що робите. Витрачайте 80% свого часу на справи, які рухають вас вперед, і лише 20% на дрібниці.
Згідно з принципом Парето, 20% того, що ви робите, дає вам 80% результатів. Через це вам варто зосереджувати більшість своїх зусиль на тих 20% (а не на менш впливових 80%).
25. Групуйте дрібні завдання. Поєднайте перевірку електронної пошти з короткою телефонною розмовою та кількома хвилинами на соцмережі.
26. Відпишіться від речей, які ви щоразу пропускаєте, навіть не читаючи. Нехай email-розсилання сприятимуть вашому особистісному зростанню.
27. Свідомо використовуйте свій час. Постійно перевіряйте та аналізуйте те, як ви витрачаєте свій час (а також енергію та увагу) впродовж дня. Пристосовуйтесь та робіть зміни, якщо це необхідно.
28. Остерігайтесь мільйонів вкладок браузера. Якщо можете, обмежте кількість вкладок до трьох.
29. Створіть список виконаних справ. Прогрес — найкраща мотивація для наполегливої праці.
30. Обмежте використання соцмереж. Ваш улюблений додаток для соціальної мережі — це пожирач часу. Якщо соцмережі не є частиною розвитку вашого бізнесу, то обмежте використання часу аналогічно до обмежень, які ви встановили для електронної пошти (або навіть встановіть ще жорсткіші обмеження).
31. Визначте жорсткі, але реалістичні, терміни виконання завдань. Поставте кінцевий термін виконання кожного завдання у своєму списку справ. А ще краще — поділіться списком із кимось іншим. Підзвітність підтримуватиме вас у тонусі.
32. Виділіть час без комп’ютера для перезавантаження. Вставайте кожні 45 хвилин і рухайтесь. Не сидіть більш як 90 хвилин над завданням без перерви. Коли ви робите перерву, відпочивайте по-справжньому.
33. Робіть щось, що не пов’язане з роботою. Прогуляйтесь. Послухайте музику. Поговоріть з людьми і дізнайтесь про них щось не пов’язане з роботою. Це ефективний спосіб освіжити думки та знову зануритись у робочий ритм.
34. Якщо ви фанат аудіокниг або подкастів, слухайте їх тоді, коли ви працюєте над завданнями, що не потребують великої концентрації.
35. Перенесіть додатки, якими ви постійно користуєтесь, на першу сторінку свого телефону. Це збереже вам час, який ви витрачаєте на пошук конкретного додатка щоразу, коли хочете ним скористатись.
36. Уникайте черг. Уникайте пікових періодів, щоб зекономити цінний час, який ви можете використати на важливіші справи. Обідайте раніше, щоб уникати натовпу відвідувачів. У вас буде більше часу для того, щоб зосередитись на інших справах, замість того щоб витрачати його на дрібниці. Якщо ви не можете уникнути черги, використайте цей час для читання або слухання подкастів.
37. Плануйте непередбачувані справи. Інколи недостатньо мати ідеально продумані плани, адже завжди може статись щось, що зруйнує розклад цілого дня. Замість того, щоб впадати в паніку, адаптуйтесь, пристосуйтесь та використайте свій робочий день максимально ефективно.
Якщо ви хочете бути успішним у чомусь, то робіть це щодня. Жодних винятків.
Нехай ваш день буде найкращим!
Оригінал — Thomas Oppong
Адаптований переклад — Юлія Петрів
Зображення — unsplash.com
