[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Більшість робочих днів розпочинаються з правильних намірів. Ви починаєте день енергійними, із довгим і натхненним списком запланованих справ та впорядкованою поштовою скринькою. Але весь ваш ентузіазм сходить нанівець, тільки-но на вас обвалюється черговий шквал зустрічей, листів, телефонних дзвінків та термінових прохань колег. І коли усі ваші «грандіозні наміри» розвалюються, ви повертаєтеся додому ущент розбитими, і так ледь не щодня.
Проте не слід падати духом. Це замкнуте коло можна розірвати. Ваші хороші наміри можна реалізувати завдяки правильному встановленню пріоритетів, зосередженості та використанню невичерпного ресурсу — вашої енергії (хоча іноді вам цей ресурс невичерпним не здається).
Ось те, що вам потрібно для структурування свого робочого дня:
Правильно обирайте те, над чим вам потрібно працювати
Існує досить проста таблиця 2х2, названа на честь президента США Дуайта Ейзенхауера, яка допоможе вам правильно визначити пріоритети. Як висловився цей генерал п’ятизіркового рангу: «У мене є два типи проблем: термінові та важливі. Термінові — не є важливими, а важливі ніколи не бувають терміновими».
Швидше за все, ви визначали термінові і важливі справи у своєму списку справ, практично не враховуючи різниці між ними. Таблиця Ейзенхауера покаже вам, як саме і для чого розрізняти ці два типи справ.
Таблиця складається із чотирьох квадратів із горизонтальною віссю, що описує «термінові справи», та вертикальною віссю, яка репрезентує «важливі справи». Якщо ви знайдете кілька хвилин на розподілення усіх своїх справ по зазначених квадратах, то зможете помітити, що часто витрачаєте час не на ті заняття.
Термінові, але не важливі справи схильні викликати значне занепокоєння. Це такі речі, як повідомлення від колег, знайомства, які потребують подальших зустрічей або інших видів взаємодії. Це ті справи, які затягують нас у постійний «режим повтору».
І це саме те, що відволікає нас від справді важливих завдань (саме важливих, а не термінових). Як правило, на виконання таких завдань у нас не встановлені жорсткі терміни, а це спонукає нас відкласти їх у шухляду. Для керівників це може бути робота над стратегічними цілями, довгостроковим плануванням, інвестуванням у розвиток талантів або розвитком бренду. Чи можете ви уявити наслідки таких зволікань?
Виділяйте час на «глибоку» роботу
Венчурний капіталіст Сем Альтман назвав відволікання «одним із найбільших кризових явищ наших часів». У середньому ми перевіряємо свої смартфони по 150 разів у день, і, згідно з дослідженнями Кала Ньюпорта, професора в галузі інформатики, це суттєво погіршує нашу здатність мислити тверезо та креативно.
Ньюпорт вважає, що запобігти цьому може «глибока» робота, яка максимізує інтенсивність вашої праці за одиницю часу. Він посилається на одну з тактик, використаних професором Університету Пенсільванії Адамом Грантом, — «впровадження довготривалої та безперервної важливої інтелектуальної роботи». Для Гранта це означає, наприклад, присвячення осіннього семестру навчанню, а весняного та літнього періодів — дослідженням. Таким чином, він то широко розчиняє свої двері перед студентами, то повністю ізолює себе для роботи над дослідженнями.
Якщо ваша робота не дає вам можливості займатися важливою справою впродовж цілого семестру, то не розчаровуйтеся. Для виконання «глибокої» роботи Ньюпорт рекомендує «продуктивність за графіком», що передбачає створення та ретельне дотримання графіка «ідеального балансу між докладанням зусиль та відпочинком». Він не виконує жодної роботи після 17:30. І якщо це не спрацює, вам слід спробувати спрощену версію ґрунтовної роботи — наприклад, ви можете розділити свою роботу на періоди по двадцять п’ять хвилин, між якими робитимете короткі перерви.
Визначте важливість ваших зустрічей
Пол Грехем, співзасновник стартап-інкубатора YCombinator, розрізняє два типи графіків: графік розробника та графік менеджера. Якщо ви розриваєтеся між зустрічами, конференц-дзвінками та електронною перепискою, то, швидше зв все, ваш графік — графік менеджера. Вони схильні організовувати свій день таким чином, щоб кожна година була розписана. Розробники — як правило, творці. Їхня робота вимагає довгих зосереджених та безперервних годин наполегливої праці.
Навіть коротка зустріч може вплинути негативно і кардинально змінити плани на день. Ми завжди повинні запитувати себе, чи ця зустріч нам справді необхідна?
Скористайтеся секретним ресурсом — своєю енергією
Ось хороша новина. Новий засіб, що приходить на допомогу в управлінні часом, — це ваша енергія. І, на відміну від часу, який є не безмежним, ваша енергія може поповнюватися. Зараз існує безліч порад щодо підвищення продуктивності, але щодо збільшення кількості енергії — обмаль.
Компанії та керівництво можуть підтримувати у хорошому стані фізичну енергію своїх працівників, впроваджуючи політику ведення здорового способу життя, занять спортом і забезпечення здорового сну. Емоційну енергію можна підтримати, допомагаючи працівниками справлятися зі стресом та ситуаціями, які здатні провокувати його появу; а духовну енергію — допомагаючи їм зосередитися на завданнях впродовж необхідного періоду часу. Якщо говорити про духовну енергію, то важливо зазначити, що люди, які впевнені у важливості своєї роботи, мають позитивнішу енергетику, ще краще концентруються та виявляють більше наполегливості. Але усе це залежить від керівництва організації.
Вийдіть із зони комфорту
Вам траплялися такі завдання, які нависали над вами, немов чорні хмари, і не давали вам можливості виконувати всю іншу роботу належним чином? Такі завдання — це «жаби», і вам потрібно «проковтнути» їх якомога швидше.
Звичка негайно виконувати такі найважливіші завдання допоможе вам відчути себе переможцем уже на початку робочого дня, а це, своєю чергою, забезпечить вам приплив позитивної енергії та продуктивності на весь день.
Тільки-но ви «проковтнете жабу», розберіться з усіма іншими справами зі свого списку. Розпочніть, поставивши собі таке важливе запитання: яка справа найбільше потребує часу саме зараз?
Ці чотири стратегії допоможуть вам відновити контроль над своїм днем та зосередитися на найважливіших завданнях. Президент Ейзенхауер погодився б із цим.
