[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Більше годин у добі. Цього хоче кожен, проте поки що це неможливо.
Але що буде, коли ви можете звільнити трохи такого важливого часу — можливо, навіть більше 20% усього робочого дня — і зосередитися на справах, які дійсно мають значення?
Справ завжди більше, ніж часу на їхнє виконання. Задля вдосконалення своїх результатів та для того, щоб вдавалося встигати більше, вам слід чітко розмежувати роботу, яка приносить максимальну користь, і ту, яка дає мінімальний результат.
Дуже легко захопитися справами та намагатися виконувати багато різних завдань впродовж дня, але при цьому ви витрачати власної енергії на другорядні, а не головні, справи.
Малозначимі справи дають вам змогу почуватися зайнятим і віддаляють вас від реальної роботи. Тому звільніть час для справді важливих справ.
Запорука успіху — зосередженість. Це основна різниця між тим, хто успішний, і тим, кому не вдається цього досягти, не зважаючи на наявні таланти, ресурси та енергію.
Ваша здатність відрізняти неважливі й нетермінові завдання від важливих відіграє ключову роль у досягненні успіху. Як тільки з’являється якась екстратермінова справа чи додаткова ціль, ви можете розподілити власні сили.
Високоцінні завдання сприяють досягненню вашої довгострокової мети. Це такі речі, як, наприклад, книжка, яку ви хотіли написати, або презентація, яку хотіли організувати задля кар’єрного зростання, чи компанія, яку планували заснувати.
Щоб виконати якомога більше завдань впродовж робочого тижня, ваші завдання повинні бути досяжними, реалістичними та визначеними у часі.
І що найважливіше, кожна справа має постійно просувати ваші цілі на день, тиждень чи місяць. Стівен Кові якось сказав: «Ви повинні визначити свої найвищі пріоритети і набратися сміливості із задоволенням, усміхаючись та без будь-якого почуття провини сказати «ні» усім іншим справам. У цьому вам значно більше допоможе «так», що горить усередині вас».
Малозначима робота необхідна, проте не важлива.
Реагування на кожне сповіщення мобільного телефону не допоможе швидше реалізувати заплановане на день. Відкладіть телефон убік і перестаньте відволікатися. Ваш телефон відволікає вас значно більше, ніж вам здається, а також негативно впливає на вашу продуктивність. Дослідження продемонстрували, що вам знадобиться у середньому 23 хвилини для відновлення зосередженості.
Сповіщення відволікають ваші думки від завдання, над яким ви працюєте, навіть якщо ви не переглядаєте їх, а просто почули звук, який проінформував вас про їхнє надходження.
Опирайтеся тиранії терміновості. Терміновість знижує продуктивність праці
Опирайтеся тиранії терміновості. Терміновість знижує продуктивність праці. Ваш успіх значною мірою залежить від вашої здатності відрізняти термінові та важливі завдання.
Термінові — це ті завдання, які вам потрібно владнати негайно. Вони не обов’язково додають значимості вашій роботі.
Визначте, наприклад, конкретний час для перевірки своїх сповіщень та електронних листів. Середньостатистична людина перевіряє свою поштову скриньку 77 разів на добу, надсилає та отримує близько 122 повідомлень впродовж дня та витрачає як мінімум 28% робочого часу на свою поштову скриньку.
Емейл змушує вас швидко реагувати замість того, щоб активно діяти, і ви підлаштовуєте свій день та діяльність під потреби інших. Контролюйте власний час та зосередженість на справді важливих справах, щоб досягти більшого.
Джозелін Глей пише: перевіряючи свою пошту по кілька разів впродовж дня, ви помилково можете відчувати, що працюєте продуктивно.
У інтерв’ю «The Telegraph» він сказав: «Намагайтеся робити свою переписку максимально короткою, простою, і якщо неможливо щось оперативно вирішити за допомогою переписки, запропонуйте зустріч або просто навідайтеся до колеги на роботу, щоб обговорити план дій. Таким чином ви позбавите себе та своїх колег від надокучливих переписувань по півдня та не будете відволікати від роботи усіх учасників процесу.
Автоматизуйте свої дії. Малозначимі завдання легко автоматизувати. Якщо ви помітили, що виконуєте щось кожного дня знову і знову, знайдіть спосіб автоматизувати це та використовуйте вільний час на щось інше. Наприклад, ви можете автоматизувати розповсюдження матеріалів, які щодня надсилаєте своїм колегам.
Плануйте менше часу на виконання малозначимих завдань. Вам може здатися це суперечливим, але на практиці все інакше. Якщо ви обмежуєте себе у часі, який відводите на малозначимі, а не важливі завдання, то змушуєте себе витрачати більше енергії за менший період, але таким чином звільняєте більше часу на важливіші справи.
Навчіться делегувати. Вам потрібно навчитися з легкістю відмовляти у виконанні завдань, котрі не мають важливого значення. Це гарантує, що ви ніколи не витратите своїх зусиль на такі завдання та нівелює можливість того, що ви поставите їх вище від інших.
Остерігайтеся «часових порушників». Коли час на виконання вашого завдання обмежений або якщо ви запланували, коли саме будете займатися справами, пам’ятайте — ніхто не може порушити вашої роботи. Захищайте цей час. Частіше кажіть «ні!». Не погоджуйтеся на роботу, якщо не маєте на неї часу.
Розпочніть уже сьогодні. Проаналізуйте свої активності та роботу.
Чи вони вписуються у загальну картину життя, якої ви прагнете досягнути?
Оберіть те, що на вашу думку найважливіше, звільніть трохи простору і працюйте над реалізацією своїх найважливіших вимірюваних та досяжних цілей. Витрачайте менше часу на термінові, але неважливі завдання.
Чітке встановлення пріоритетності та оптимізація часу впродовж дня дозволить вам виділяти більше часу на те, що справді важливе. Окрім цього, ви зможете робити більше за менші проміжки часу.
І чим би ви не займалися, уникайте великої кількості справ, які насправді не додають жодної цінності вашій роботі, візії або стратегічним цілям.
Оригінал — Thomas Oppong
Адаптований переклад — Ліля Гук
Зображення — unsplash.com
