[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Ваша робота завжди буде ефективною та продуктивною, якщо ви знатимете, як найкраще керувати власним часом, енергією та увагою.
Усі ці три аспекти однаково важливі для досягнення щоденної продуктивності та успіхів.
Тоні Шварц, автор книжки «Сила зобов’язання», рекомендує навчитись управляти своєю енергією, щоб працювати максимально ефективно.
Шварц радить розділити наше життя на періоди спринтів та періоди відновлення (відновлення як ключ до успіху). «Кількість годин у добі — незмінна, але кількість та якість доступної нам енергії може відрізнятись», — говорить Шварц.
Якщо ви вміло управляєте власним часом, але не можете ефективно розподілити свою енергію на правильні справи, ви все одно не зможете досягти бажаного результату
Деякі люди добре керують своїм часом і сповнені чималою енергією, але постійно відволікаються та відкладають справи на потім. Тому багато їхніх планів залишаються на папері.
Інші вміють зосереджуватись на потрібних справах у правильний час, проте не вміють розподіляти своєї енергії. Вони в змозі виконати заплановане, але не в потрібний час.
Продуктивні люди знають, як ефективно керувати усіма трьома аспектами.
Управляйте своєю енергією заради оптимального прогресу
Коли ви вкладаєте багато енергії в роботу і забуваєте виділити час для того, щоб підзарядитись чи освіжитись, ви досить скоро витратите всю енергію і «згорите на роботі».
Ваша продуктивність страждає без справжнього відпочинку та відновлення протягом дня.
Ваша енергія, мотивація і бажання занурюватись в роботу вичерпуються протягом дня, тому важливо планувати його відповідно до цих змін і займатись найважливішими справами вранці.
Розділіть свою роботу на завдання, які реально виконати, і змушуйте себе працювати лише над одним конкретним завданням у визначений проміжок часу. Також розплануйте обов’язкові перерви.
Коли ви занадто важко працюєте та виділяєте занадто багато енергії на окреме завдання, ви можете «згоріти», не досягнувши реального прогресу.
Справжня продуктивність визначається вмінням краще управляти власною енергією, а не кількістю годин, проведених за робочим столом.
Наша енергія змінюється відповідно до «ультрадіанних ритмів», які виділив психофізіолог Перец Лаві. Ці ритми є природними циклами, що відбуваються частіше, ніж раз на добу.
Люди, які працюють відповідно до власних ультрадіанних ритмів, зазвичай демонструють вищу продуктивність. Якщо ви змушуєте себе працювати в періоди, коли вам бракує енергії, то ризикуєте отримати нікудишні результати.
Якщо о 15 годині ваша продуктивність знижується «до нуля», то будь-які зусилля змусити себе далі працювати будуть марними. Ви не зможете працювати ефективно, і результати вашої роботи будуть незадовільними.
Натомість використайте цей низькопродуктивний період дня для того, щоб трохи прогулятись, поговорити з колегами в офісі або, якщо це можливо, подрімати 10-20 хвилин.
Надзвичайно важливо зрозуміти природні ритми свого тіла та поєднати періоди роботи та відпочинку, щоб підтримувати оптимальні рівні продуктивності щодня.
Вибір часу — ключ до всього
Час — це обмежений ресурс і його завжди не вистачає. Від нього не можна відмовитись і його неможливо десь отримати. Але він необхідний для будь-якої діяльності.
Бенджамін Франклін контролював кожну хвилину свого дня — він знав, як ефективно керувати власним часом.
«Не кажіть, що вам бракує часу. У вас його стільки ж, скільки було у Гелен Келлер, Луї Пастера, Мікеланджело, Матері Терези, Леонардо да Вінчі, Томаса Джефферсона та Альберта Ейнштейна», — казав Г. Джексон Браун-молодший.
Можливо, ви доволі добре знаєте свою справу, але це не означає, що ви працюєте ефективно.
Кваліфікованість та ефективність — не одне і те ж.
Деякі люди досить зорганізовані та наполегливо працюють над своєю справою, але витрачають весь свій час на неважливі завдання. Саме тому їх цілком можна назвати вмілими. Але не ефективними.
Для того, щоб бути ефективним, варто вміти відрізняти важливі завдання від невідкладних та вміти зосереджуватись на найважливіших справах під час персональних піків активності.
Для того, щоб максимально використовувати час протягом дня, ви повинні навчитися визначати пріоритетність завдань.
Вміння управляти часом — це далеко не намагання втиснути якомога більшу кількість справ у свій день. Ви повинні навчитись спрощувати методи своєї роботи, працювати краще та швидше, вміти робити перерви.
Поспіх руйнує продуктивність. Найбільше відволікають саме термінові, але цілком неважливі справи.
Інколи важливі справи нависають над вами, наче дамоклів меч, але ви продовжуєте їх ігнорувати і зосереджуєтесь на термінових, однак неважливих речах.
Це варто змінити. Лише так ви зможете стати господарем власного часу.
У «Звичках надзвичайно ефективних людей» Стівен Кові згадує систему управління часом, яку колись розробив Дуайт Ейзенхауер.
Ця система ділить наші завдання на 4 квадрати відповідно до двох факторів: терміновості та важливості.
Ваше вміння відрізняти важливі завдання від термінових може добряче вплинути на ваш подальший успіх.
Важливі справи відповідають вашому довготерміновому баченню, цінностям та цілям. Доволі легко один раз виокремити важливе від термінового, але значно складніше робити це постійно.
Визначте конкретні аспекти вашого життя, коли ви схильні витрачати час даремно, і намагайтесь зменшити їхню тривалість. Спробуйте максимально детально фіксувати все, що робите протягом тижня, і проаналізуйте свої записи, щоб зрозуміти, яким чином ви витрачаєте власний час.
Систематизуйте свою роботу. Створіть певний шаблон, який допоможе вам краще працювати. Така щоденна структура дозволить вам впорядкувати власну роботу.
Непохитно, віддано та професійно ставтеся до створеного вами шаблону, якщо він справді діє. Повторюйте його знову і знову.
Кел Ньюпорт, автор книжки «Глибока робота», рекомендує виробити звичку «глибокої роботи» — вміння зосереджуватись і не відволікатись на непотрібне. Ньюпорт також рекомендує «глибоке планування», щоб подолати постійні перешкоди та робити більше за коротший час.
Увага — наче м’яз: невміло нею користуєтесь — і вона слабшає; використовуєте її з розумом — вона міцнішає.
Увага — це не лише вміння зосереджуватись над виконанням завдання. Ми також використовуємо її для того, щоб творити власне бачення життя.
Фокусування має неймовірну силу. Вміння зберігати увагу гарантує результативність роботи протягом довгого періоду часу.
Важливим компонентом успіху є вміння не відволікатись і працювати лише над однією справою. Це нагадує відому приказку: «Успішна людина — це середньостатистична людина, яка змогла зосередитись».
У своїй книжці «Фокус: прихований ключ до майстерності» психолог Деніел Ґоулман досліджує увагу та її різноманіття з позиції науки.
«Антидотом до блукаючої думки є над-обізнаність, увага до самої уваги. Тобто вміння помічати, що ви не помічаєте важливого, і вміння перемикати увагу на це важливе. Свідомий підхід до життя розвиває цей надзвичайно важливий тип уваги», — пише Ґоулман.
Фокусування має неймовірну силу. Вміння зберігати увагу гарантує результативність роботи протягом довгого періоду часу
Кожного разу, коли ви плануєте свій наступний день, ви приймаєте рішення про те, що варте вашої уваги.
Ви створюєте собі нагадування про власні плани та ключові цінності. Саме так формуються своєрідні лінзи, які допомагають вам звертати свою увагу на найважливіше і забувати про непотрібні дрібниці, що даремно вас відволікають.
Відволікання завжди було частиною нашого життя. Сенека писав: «Новий привід відволіктись з’явиться завжди».
Тисячі дрібниць намагаються відволікти нас протягом дня. Приберіть телефон з поля зору на 10 хвилин та спробуйте не відволікатись, щоб попрацювати продуктивніше.
Сучасні технології зловживають нашою залежністю від терміновості: електронна пошта, Facebook, Twitter, WhatsApp, Instagram та багато інших додатків та сайтів постійно намагаються вас відволікти.
Сократ попереджав: «Остерігайтесь безпліддя зайнятого життя».
Скористайтесь принципом Парето. Це правило стверджує, що 20% дій відповідають за 80% результатів. Завжди зосереджуйте свою увагу на 20% справ, від яких буде максимальна віддача.
Ставтеся з розумом до того, як витрачаєте власний час. Постійно перевіряйте та аналізуйте те, як ви розподіляєте час (а також енергію та увагу) впродовж дня.
Оригінал — Thomas Oppong
Адаптований переклад — Лілія Гук
Зображення — unsplash.com
