[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
У керівників важка робота. Вони координують дії команди, орієнтуючись на цілі компанії. Надають можливості професійного розвитку підлеглим. Працюють над досягненням результатів і виконують безліч інших критично важливих завдань (не забуваючи при цьому піклуватися про залучення співробітників).
Трансформація рядового співробітника у керівника розширює вплив його робочих стереотипів, що стосуються оточуючих. І що вищу позицію він займає, то сильніший вплив. На жаль, зазвичай управлінці мають обмежене уявлення, які сигнали надсилає підлеглим їхня поведінка і якою може бути реакція.
Зрозуміти, який вплив здійснюють вчинки керівників, дозволяє технологія Microsoft Workplace Analytics. Вона аналізує сигнали, які містяться в анонімних даних, отриманих на нарадах, з електронної пошти, записів HR-фахівців, і в інших джерелах. З її допомогою ми вивчили поведінку десятків тисяч менеджерів у декількох великих компаніях і виявили певні закономірності.
У цій статті ми зупинимося на двох сигналах, які менеджери надсилають співробітникам своєю поведінкою, їх небажані наслідки та способи усунення.
Понаднормова робота
Працюючи понаднормово, керівники надсилають такий сигнал: «Коли я працюю, ви теж повинні працювати». Ми виявили стійкий взаємозв’язок між тим, як часто менеджери відправляють листи або призначають зустрічі в неробочий час, і тим, наскільки часто це роблять їхні безпосередні підлеглі.
Так ми помітили, що в одній технологічній компанії зі списку Fortune 100 кожна година, яку керівники присвячували понаднормовій роботі, прирівнювалася 20 додаткових хвилинам, які на таку роботу витрачали їх підлеглі. Ця кореляція (хоч і з іншими показниками) була помічена і в інших підприємствах.
Зрозуміти одну з причин, чому це відбувається, можна проаналізувавши патерни відправки електронних листів у неділю ввечері. Люди нерідко проводять недільні вечори, готуючись до майбутнього робочого тижня, «звіряючи годинник» із колегами. Мало хто при цьому розраховує, що їхні адресати дадуть негайну відповідь. Але найчастіше відбувається саме це: якщо керівники починають свій робочий тиждень у неділю ввечері, так само роблять і їхні підлеглі.
Хочуть цього керівники чи ні, та працюючи понаднормово, вони сигналізують підлеглим, що очікують від них такої ж поведінки — і підлеглі діють відповідно. Доброго в цьому не так вже й багато. Згідно результатів дослідження General Social Survey, 48% співробітників говорять, що робота іноді або часто заважає їхньому сімейному життю. Досить імовірно, що звичка працювати понаднормово цьому сприяє.
Негативні наслідки цієї тенденції проілюструвало недавнє дослідження інституту Геллапа: американські службовці, які використовують електронну пошту для роботи у вихідні, з більшою ймовірністю матимуть істотний стрес, ніж ті, які так не роблять.
Що робити
1. Обговоріть ваші очікування з підлеглими. Поясніть, що працюючи увечері або ж на вихідних, ви не чекаєте такої ж поведінки від інших. Простежте, чи не суперечите ви своїм словам, коли закликаєте співробітників «відключатися» і при цьому вимагаєте негайної відповіді на свої листи. Головне — щирість і послідовність.
2. Якщо ви пишете лист уночі, призначте автоматичну відправку на ранок наступного дня або просто збережіть їх у чернетках.
3. Скоротіть список людей у вашій розсилці. Ця рекомендація корисна у будь-який час, але особливо в неробочий. Як показують зображені нижче сценарії, всього лише зменшивши кількість людей у листуванні, ви істотно допоможете вашій компанії.
Багатозадачність на нарадах
Займаючись сторонніми справами на нарадах, керівники надсилають сигнал: «Відволікатися — це нормально». Відповідно до нашого аналізу, у керівників, які часто відправляють листи під час нарад, безпосередні підлеглі теж практикують це в 2,2 рази частіше, ніж співробітники менеджерів, які не відволікаються.
Очевидне пояснення: багатозадачність — єдиний спосіб пережити заповнений безперервними нарадами робочий тиждень. Однак дані цього не підтверджують: багатозадачність — швидше вибір або звичка, але не безвихідь. Аналіз даних показує, що відсоток, який відповідає другорядним завданням часу (від 0% до 70% і більше), ніяк не пов’язаний з кількістю годин, проведених на нарадах. Керівники, які проводять на них 10-15 годин в тиждень, практикують багатозадачність не менше тих, хто приділяє їм 30 годин.
Хоча час від часу багатозадачність може бути ефективним способом роботи, більшості з нас доводилося сидіти на зустрічі поруч з людиною, яка з діловим виразом обличчя стукала по клавіатурі. Це відволікає. В кінцевому результаті багатозадачність — це зміна завдання. Коли ми швидко відправляємо лист під час наради, то втрачаємо частину розмови, і в підсумку стосовно того, що відбувалося і обговорювалося, утворюються прогалини.
Це може спричинити різні інтерпретації прийнятого рішення, втрачені можливості надати практичні рекомендації або нечіткі домовленості про подальші дії. Крім того, багатозадачність може бути сигналом для оточуючих, що ви не цінуєте їхній час або їхній внесок у загальну справу. Якщо така поведінка властива вам і всій вашій команді, нічого доброго з цього не вийде.
Що робити:
1. Упродовж тижня або двох звертайте увагу, коли і чому ви відволікаєтеся на інші справи. Якщо ваша присутність на нараді є необов’язково, попросіть організатора зустрічі не запрошувати вас.
2. Скоротіть 60-хвилинні наради до 45-хвилинних. Так ви не тільки зробите обговорення більш сфокусованими, а й отримаєте додаткові 15 хвилин на листування.
3. Проводьте ваші наради в конкретну годину чи день тижня. Таким чином ви звільните час на те, щоби зосереджено попрацювати або приділити п’ять хвилин своїй команді, швидка розмова не перетвориться в складне листування або 30-хвилинну нараду.
4. Виділіть 10 хвилин вашого наступного робочого зібрання на обговорення цієї проблеми з підлеглими. Візьміть колективне зобов’язання брати активнішу участь у нарадах і обговорювати результати на наступній зустрічі.
5. Щоби уникнути спокуси відволікатися на другорядні завдання, використовуйте відео під час конференц-зв’язку.
Усі керівники можуть потрапити в пастку, якщо практикуватимуть комунікацію вночі або багатозадачність на нарадах. Така поведінка часто вважається нешкідливою, але, як показує наше дослідження, навіть звички, що здаються нам нешкідливими, можуть істотно вплинути на роботу команди. Кожен керівник, відкриваючи пошту або відправляючи листа у невідповідний час, повинен пам’ятати про це.
Оригінал — R. Fuller
Адаптований переклад — Лілія Гук
Зображення — Unsplash
