[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Вам доводилося відчувати, нібито ви нічого не зробили? А знаєте, скільки днів на тиждень ви справді продуктивні? Близько трьох. Люди працюють у середньому 45 годин на тиждень і самі вважають, що 17 з них — не продуктивні. Всі ми можемо досягати більше, але ніхто з нас при цьому не хоче ставати трудоголіком.
Було б чудово робити багато справ, зберігаючи баланс між життям і роботою. Але як це зробити? Я вирішив отримати відповіді на ці питання. А кого краще про це запитати, як не Тіма Ферріса, — автора бестселера «Як працювати по 4 години на тиждень»? Нижче наведені 6 порад Тіма, їх наукове обґрунтування та рекомендації доволі продуктивних людей.
Керуйте своїм настроєм
Більшість систем продуктивності влаштовані так, ніби ми — роботи: вони забувають про величезну силу почуттів.
Якщо ви спокійно почали свій день, то буде просто зайнятися потрібними справами і сконцентруватися. Але якщо ви прокидаєтеся, а все навколо вже кипить — телефон дзвонить, листи приходять, будильник дзеленчить, — ви цілий день проводите, реагуючи на це.
Це означає, що ви не керуєте своїми пріоритетами, а лише відповідаєте на те, чим жбурнули у вас, незалежно від того, важливе це чи ні.
Ось, що говорить Тім: «Я намагаюся, щоб перші 80-90 хвилин мого дня були якомога схожими. Думаю, така процедура необхідна, щоби відчувати контроль над ситуацією — це знижує тривожність, тому робить нас продуктивнішими».
Дослідження показують, що початок дня має великий вплив на продуктивність, а прокрастинуєте ви більше, якщо у вас поганий настрій. Щастя ж покращує продуктивність і робить вас більш успішними.
Шон Ачор пише в книжці «Перевага щастя»: «…позитивно налаштовані лікарі вирішують інтелектуальні та творчі завдання майже втричі успішніше, а також ставлять точні діагнози на 19% швидше, ніж лікарі в нейтральному стані. Оптимістичні продавці перевершують своїх песимістичних колег на 56%. Виявляється, наш мозок налаштований на те, щоб діяти найкраще не тоді, коли у вас негативний або нейтральний настрій, а коли позитивний».
Тому трохи менше думайте про управління роботою і трохи більше — про управління настроєм.
Не перевіряйте електронну пошту вранці
Хтось подумає, що це повна нісенітниця. Багато хто не може уявити, як це — прокинутися і не перевірити відразу пошту або стрічку соціальних мереж.
Я спілкувався з безліччю продуктивних людей, і ніхто з них не сказав: «Витрачайте більше часу на електронну пошту».
Чому перевірка електронної пошти вранці — смертний гріх? Тому що цим ви прирікаєте себе на реактивне ставлення до життя. Приходить лист, і ось ви вже віддаєте найкращі години чиїмось цілям — чужим, а не вашим. Ви не плануєте свій день, не розставляєте пріоритети. Ви дозволяєте комусь, хто вирішив відправити вам лист, диктувати умови.
Ось що говорить Тім: «…по можливості не перевіряйте електронну пошту протягом першої години або двох після підйому. Деяким людям це складно уявити. «Як же так? Мені потрібно перевірити електронну пошту, щоб отримати інформацію, необхідну для роботи над важливими пунктами зі списку завдань».
Ви здивуєтеся, наскільки часто справа виявляється зовсім не в цьому. Можливо, вам потрібно перевірити пошту, щоб завершити найбільш важливі завдання зі списку на 100%. Але чи можете ви виконати їх на 80 або 90% до того, як зайдете в Gmail і ваш мозок вибухне від хвилювання, допамінового збудження і кортизолової паніки? Так.
Дослідження показують, що електронні листи:
стомлюють;
змушують поводитися по-ідіотськи;
можуть викликати залежність сильнішу, ніж від алкоголю або тютюну;
часта перевірка поштової скриньки забирає 10 пунктів у вашого показника IQ.
Це, дійсно, те, що вам потрібно на початку дня?
Перш ніж зробити щось швидше, запитайте, чи потрібно це взагалі робити
Всі запитують: «Чому неможливо зробити все?» А відповідь приголомшливо проста: «Тому що ви робите дуже багато».
Хочете бути більш продуктивними? Не питайте, як зробити щось більш ефективно, спочатку дайте відповідь: «Чи потрібно мені це взагалі робити?»
Ось що говорить Тім: «Думаю, це проблема більшості порад стосовно продуктивності та тайм-менеджменту: вони фокусуються на тому, як зробити щось швидко. Але більшість справ, які люди роблять швидко, не потрібно робити взагалі. Цікаво, що ми завжди скаржимося на брак часу, а потім розставляємо пріоритети так, ніби час нескінченний. Замість цього робіть тільки те, що важливо. І не більше».
Але чи працює це в реальному світі?
Дослідження показують, що керівники встигають більше не тому, що вони працюють довше. Вони досягають більшого, коли керуються чітким планом.
Концентрація — це усунення чинників, що відволікають
Ед Хеллоуелл, колишній професор медичного факультету Гарварда і автор бестселера Driven to Distraction, каже, що у нас «сформований культурою розлад дефіциту уваги».
Невже сучасне життя назавжди зіпсувала стійкість уваги?
Ні. Просто у нас є те, чого не було у людства ніколи раніше — більш привабливі, легко досяжні, блискучі речі, які доступні постійно.
Рішення полягає в тому, щоб сховатися там, де вас не дістануть усі ці блискучі і відволікаючі фактори.
Ось що говорить Тім: «Концентрація, насамперед, залежить від того, наскільки ви обмежите можливості для прокрастинації. Це вміння відправитися в ізолятор, усвідомлюючи, що вам потрібно працювати, і закрити двері. От і все».
Як можна підсумувати все дослідження на цю тему? Як щодо такого формулювання: відволікаючі фактори роблять вас дурними.
Серія досліджень показує, що найпростіший і ефективніший спосіб змінити свою поведінку — змінити навколишнє оточення.
Топ-керівники компаній відволікаються кожних 20 хвилин. Як їм взагалі вдається щось зробити? Вони працюють вдома по 90 хвилин вранці, коли їм ніхто не заважає.
Організуйте персональну систему
Я спілкувався з великою кількістю шалено продуктивних людей. Знаєте, чого я не чув ні від одного з них?
«Я не знаю, як у мене виходить робити справи. Я просто розслабляюся і сподіваюся на краще».
Жоден із них не сказав такого. Ваш режим може бути формальним і науково обґрунтованим, або дуже особистим і не схожим ні на що інше, але в будь-якому випадку, у продуктивних людей є режим.
«Визначити режим і систему — ефективніший підхід, ніж покладатися на самоконтроль. Дозволяти собі робити те, що ви не планували робити заздалегідь, означає вселяти в себе невпевненість і налаштовувати на провал. Я переконую людей налагоджувати режим, щоб приймати рішення їм доводилося тільки стосовно найбільш креативних аспектів роботи або в тій області, в якій мають талант», — говорить Тім.
Правильні системи працюють, тому що вони автоматизують процеси та не піддають випробуванням вашу вельми обмежену силу волі.
Що ми бачимо при вивченні великих геніїв усіх часів? Майже у всіх був персональний режим, який їм підходив.
Як почати розвивати свою персональну систему? Скористайтеся формулою 80/20.
Який вид діяльності приводить вас до успіху?
Який вид діяльності повністю ламає вашу продуктивність?
Перебудуйте свій розклад так, щоб робити більше справ із пункту 1 і усунути якомога більше справ з пункту 2.
Визначайте свої цілі напередодні ввечері
Прокидайтеся, заздалегідь знаючи, що важливо, перш, ніж щоденні псевдо несподіванки увірвуться у ваше життя і ваша поштова скринька пропищить нові команди.
«Визначайте одне або два найважливіших завдання перед вечерею напередодні», — говорить Тім.
Автор бізнес-бестселерів Ден Пінк дає схожу пораду: «Вигадайте завершальний ритуал. Знайте, коли припинити роботу. Також намагайтеся завершувати робочий день у один і той же час. Наведіть порядок на столі. Зробіть бекап на комп’ютері. Складіть список справ на завтра».
Дослідження свідчать, що справлятися з поставленими завданнями легше, якщо бути чіткими та записувати свої цілі.
У цьому є іще одна перевага: записавши цілі, ви знижуєте тривожність і можете насолоджуватися вечором.
Слово «продуктивність» звучить так, ніби ми говоримо про машини. Але іронія в тому, що ваша професійність залежить від почуттів. Як ви повинні себе почувати під час роботи? Зайнятими, але не перевантаженими справами. Як кажуть дослідники, саме тоді люди щасливіші.
Я не зміг би написати все це без допомоги Тіма Ферріса і Адама Гранта. Обидва пожертвували своїм цінним часом.
Чи була це марна трата часу з їхнього боку? Вони безумовно не зможуть повернути його назад.
Допомога іншим забирає час, але дослідження доводять, що це дозволяє нам почуватися, ніби у нас є більше часу. І це робить нас щасливішими.
Ставши більш продуктивними, ви отримаєте більше часу, який потрібно чимось заповнювати. Так чому б його не використати на те, щоб зробити інших і себе щасливішими?
Оригінал — Eric Barker
Адаптований переклад — Лілія Гук
Зображення — Unsplash
