[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Іноді нам хочеться, аби день тривав довше. На жаль, ми не можемо контролювати часу. Але ми можемо контролювати власну продуктивність. Прискіпливо розподіляючи свій час, ми здатні виконувати набагато більше справ впродовж дня. Прокидатися трішки раніше, медитувати, складати список справ — ось ті кілька способів витратити з користю кожну хвилину.
Якщо ви хочете стати продуктивнішим впродовж дня, кілька простих хитрощів допоможуть у цьому:
1. Прокидайтеся на годину раніше.
Навіть якщо ви не ідентифікуєте себе як «жайворонка», нічого не заважає вам ним стати.
Встановлюючи будильник на годину раніше від звичайного часу (але не натискайте функції повтору), ви зможете отримати додаткову годину безперервної спокійної роботи.
Деякі дослідження доводять, що ранкові прокидання необхідні для досягнення максимальної продуктивності та успіху. Ті, хто прокидається рано-вранці, мають суттєву перевагу — додатковий час для роботи, а також вони налаштовані оптимістичніше.
2. Складайте список справ на день.
Складіть список справ, які реально встигнути виконати впродовж дня. Намагайтеся зробити їх максимально простими. Ці ваші завдання не обов’язково повинні бути складними або такими, що займатимуть по кілька годин робочого часу. Навіть якщо вам просто необхідно поскладати білизну або зателефонувати лікарю — додайте такі справи до свого списку.
Такі міні-завдання не тільки дадуть вам змогу виконувати більше справ впродовж кожного дня, а й допоможуть досягнути ваших найголовніших цілей.
3. Насамперед виконуйте найскладніші завдання.
Найкраще, якщо ви виконаєте найважчі завдання першими. Позбувшись найскладніших перепон на своєму шляху, ви звільните решту часу для виконання всього іншого. І це не тільки забезпечить вам гарне самопочуття, а також дозволить бути максимально продуктивними.
4. Приберіть своє робоче місце.
Витративши 15 хвилин часу на те, щоб звільнити робоче місце від усього зайвого, ви забезпечите собі максимальну зосередженість у подальшій роботі. Приберіть зі столу все непотрібне і тримайте напоготові все, що може знадобитися.
5. Робіть зарядку.
Виходьте на ранкову пробіжку або займайтеся йогою.
Ранкові тренування покращують настрій та підвищують продуктивність. Психотерапевт із Гарварду Джон Рейті пояснює, що фізичні навантаження необхідні для досягнення «високого рівня продуктивності під час виконання складної інтелектуальної роботи».
6. Випрацюйте систему.
Наявність системи організації власних дій дасть вам чітке та послідовне уявлення про проекти, якими ви будете далі займатись. Цей перелік зобов’язань внесе ясність, зосередженість і забезпечить повноцінний контроль. Це допоможе вам пам’ятати, що найголовніше.
7. Фокусуйтеся на одній справі.
Зосередьтеся на завершенні одного проекту, перш ніж зайнятися наступним.
Зазвичай люди думають, що зможуть зробити більше, виконуючи кілька завдань водночас, але насправді, перемикаючись із одного завдання на інше, вони лише втрачають час. У результаті, як доводить дослідження американської фізіологічної спілки American Psychological Association, намагаючись виконати одночасно два завдання, ми значно знижуємо продуктивність власної праці.
Багато-хто з нас, розмовляючи по телефону, одночасно намагається писати електронного листа — а це немаленькі завдання, які суттєво знижують нашу продуктивність. «Наше мислення та мозок не створені таким чином, щоб спромогтися одночасно виконувати кілька завдань», — зазначено в дослідженні.
8. Почніть відповідати «Ні».
Іноді це маленьке слово сказати найважче. Але так відповідати — абсолютно нормально! Важливо навчитися керувати очікуваннями людей, тож, якщо ви не маєте змоги зайнятися тим, про що вас просять, і викластися в цій справі на всі 100 %, взагалі не беріться за неї.
9. Висипайтеся вдосталь.
Це те, що справді необхідно, але вас здивує той факт, що лише невелика кількість людей достатньо висипається. Згідно з дослідженнями організації National Sleep Foundation, середньостатистична доросла людина потребує від семи до дев’яти годин нічного сну. Ви спите стільки?
Можливо, слід вкладатися раніше? Сон може як зруйнувати, так і формувати вашу продуктивність, а також гарне самопочуття.
10. Тримайте в порядку свою електронну скриньку.
200 непрочитаних повідомлень можуть викликати роздратування. Але, з іншого боку, дуже важливо не пропустити важливого листа. Тримайте свою електронну скриньку в порядку. Відкривши її, одразу перевіряйте листи, відповідайте на важливі, видаляйте зайві. Але робіть це у точно визначений і спеціально відведений для цього час.
11. Відмовтеся від соцмереж.
Відпочивайте трішки від шуму та метушні зовнішнього світу, уникаючи Facebook, Twitter або Instagram. Вони лише відволікають вас. Якщо ж це потрібно вам для роботи, переконайтеся, що не відволікаєтеся від неї на перегляд власного аканту.
12. Читайте, а не проглядайте.
Дуже важливо уважно читати, а не проглядати, усі документи, що вам трапляються. Навіть якщо вам так не здається, іноді проглядання може зайняти більше часу, ніж повноцінне читання, оскільки ви можете пропустити щось важливе, а тоді доведеться починати спочатку.
13. Складіть графік безперервного робочого часу.
Отже, якщо вам вдалося зосередитись, залишайтеся зосередженими.
Зрозуміло, що значно простіше про це говорити, ніж зробити, але один із способів, що допоможе вам зберегти сконцентрованість на завданні, — це повноцінне звільнення певного відрізку часу на виконання потрібної роботи. Навіть якщо для цього вам потрібно вимкнути телефон чи закрити поштову скриньку, ви повинні створити середовище, в якому ніхто і ніщо не відволікатиме вас, де ви зможете зосередитися на єдині справі, і тільки на ній.
14. Одягніть навушники.
Чи будете ви слухати музику, чи ні — залежить від вас. Але, побачивши вас у навушниках, колеги значно менше звертатимуться до вас з якимись питаннями чи проханнями.
15. Медитуйте перед приходом у офіс.
Прокинувшись, витратьте кілька хвилин на очищення своїх думок та медитацію. Якщо вірити дослідженням Art of Living Foundation, ранкові медитації дуже ефективні, оскільки вони заряджають енергією та готують до викликів, що чекають на вас попереду.
16. Обмежте кількість неважливих зустрічей.
Зустрічі віч-на-віч надзвичайно важливі у роботі, але тривалі безкінечні переговори можуть виявитися марною тратою часу. Плануючи будь-яку зустріч, впевніться, що вона справді необхідна, і що питання, винесені на обговорення, не можуть бути вирішені в телефонному режимі або за допомогою переписки.
Запланувавши особисту зустріч, виділіть на неї до 30 хвилин свого часу. Відчуваючи обмеженість в часі, люди швидше переходять до розмови по суті та приймають рішення.
17. Приймайте рішення впродовж 60 секунд.
Якщо ви хочете встигнути зробити більше впродовж дня, вам слід працювати швидше. Почніть зі скорочення часу, відведеного на прийняття рішень.
Швидке прийняття рішень може стати вирішальним у скороченні часу на виконання того чи іншого завдання. Найімовірніше, ви приймете таке ж рішення, навіть якщо думатимете над ним впродовж 20 хвилин.
Оригінал — Rose Leadem
Адаптований переклад — Лілія Гук
Зображення — unsplash.com
