[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Робочий день завершується, ви зробили всі термінові справи, але розумієте, що не виконали нічого по-справжньому важливого? Ви такі не самі. Серія досліджень, недавно опублікованих в журналі Journal of Consumer Research, показала, що люди намагаються насамперед виконати термінові завдання, навіть якщо можна вибрати не такі нагальні, але настільки ж прості та результативні.
Цілком природно прагнути дотримуватися дедлайну, аби якнайскоріше викинути його з голови. Але багато хто мав справу з тим, що найзначніші справи рідко мають суворі терміни виконання — на відміну від незначних. Ці важливі справи пов’язані з:
— вашими цінностями (наприклад, волонтерство або спілкування з дітьми),
— громадським визнанням (запрошення в галузеві комісії або написання книги),
— поліпшенням ключових навичок (поглиблення знань зі статистики або вивчення ще однієї мови),
— запобіганням всіляким непередбачуваним ситуаціям (диспансеризація або складання антикризового протоколу для компанії).
Якщо ви такі самі, як і більшість, то ці пріоритети мимоволі осідають на задвірках свідомості, поки ви працюєте над менше важливими і прив’язаними до термінів завданнями, такими як бронювання залу для конференції в готелі, чищення поштової скриньки або написання щомісячної розсилки новин.
Що можна з цим зробити? Я склала список практичних стратегій і підказок, але знаю, що жодна з цих пропозицій сама собою не приведе вас до прийняття ідеального рішення. Прагнення до досконалості заводить людей в глухий кут. Реалізуйте стратегії, які крок за кроком поведуть вас в правильному напрямку і не потребуватимуть великих зусиль.
Заплануйте важливі завдання і дайте собі час із запасом
Як показують дослідження, планування підвищує шанси на успішне завершення справи. У випадку з дуже важливими справами, на яких усе нема часу, я застосовую таку стратегію: відводжу цілий день для роботи над одним-єдиним завданням. Нещодавно я використовувала цей спосіб, щоб змусити себе зайнятися налаштуванням менеджера паролів: цю справу я відкладала (без перебільшення) роками.
Часто абсолютно неможливо передбачити, скільки часу буде потрібно на завершення незнайомого, але важливого завдання. Ця робота зазвичай видається вкрай важкою і недоцільною, і це ще один хитрий аргумент, чому ми її не робимо. Стратегія присвятити їй цілий день, навіть коли це здається зайвим, може бути корисною в таких випадках.
Не забувайте піклуватися про себе, намагайтеся виділяти раз в тиждень час для особистих потреб. Це допоможе на ранній стадії виявити медичні проблеми. Ви можете довго не використовувати цей час, але майте його в запасі на випадок необхідності.
Виділіть найефективніші елементи
Масштабні справи часто вимагають поетапного розвитку. Повертаючись до прикладу з менеджером паролів, моя першочергова мета — створити нові, надійні й унікальні паролі для всіх акаунтів в мережі. Був сенс у тому, щоби розпочати з 10 або 20 найцінніших.
Якщо зазвичай ви ставите такі високі цілі, що в кінцевому підсумку відкладаєте їх, спробуйте таке: коли ви обмірковуєте мету, подумайте також про її скорочену версію. Подумки зіставте повну мету і її зменшений варіант і запитайте себе, який з них кращий (або реалістичніший).
Якщо ваша мета, як і раніше, лякає, то перегляньте її до того, як вона стане нездійсненною. Ви можете завершити однією четвертою або однією десятою від задуманої мети, що має вищу ймовірність. Одного разу почавши, ви завжди зможете продовжити.
Запобігайте відчуттю тривоги і керуйте ним
Багато важливих завдань супроводжує думка, що справи підуть погано, і це провокує тривогу. Приклади: складання заповіту, обстеження пухлини, планування успадкування вашого бізнесу, вивчення страхових полісів або вироблення антикризового плану.
Навіть якщо справи не загрожують катастрофою і попереду чекає великий виграш, бувають причини для занепокоєння. Ось типові приклади важливих, але потенційно «тривожних» справ: розвиток дружніх відносин, робота над чимось складним, звернення по допомогу, незручні бесіди, вчинення і виправлення помилок, робота у великих багатомісячних проектах, де сумніви міняються місцем із впевненістю.
Робота над важливими завданнями зазвичай вимагає вміння справлятися з негативними емоціями. Особистий приклад: читання авторів, які пишуть краще, ніж я, корисне для вдосконалення моїх навичок, але викликає заздрість.
Визнання і усвідомлення емоцій, які створюють проблеми, — базовий, але ефективний крок для позбавлення від цих емоцій. Вам знадобляться першокласні вміння управляти своїми думками і емоціями, щоб досягати цілей, які вимагають виходу із зони комфорту.
Витрачайте менше часу на незначні справи
Незначні завдання мають погану властивість забирати більше часу, ніж потрібно. Наприклад, ви можете сісти за перевірку звіту співробітника, але не встигнете озирнутися, як уже витратили годину на переписування всієї роботи.
Щоб уникнути цього, ви можете обмежити себе трьома найважливішими зауваженнями в будь-якій частині роботи, яка в цілому задовільна, або обмежити свій час на перевірку. Ще може допомогти стратегія швидких рішень. Коли є термінове питання, краще прийняти швидке рішення, ніж ідеальне.
Визначтеся з пріоритетами
У сучасному житті легко потрапити в ситуації, коли «ганяєшся за коровами, а пліт майструвати ніколи». Ці ситуації фіксують одні й ті ж проблеми і постійно вимагають одного і того ж рішення. Позбутися їх можна завдяки делегуванню, автоматизації, дозуванню завдань, їхньому усуненню, оптимізації робочих процесів або створення шаблонів для повторюваних завдань. Інвестуйте час в створення системи, яка заощадить ваш час в майбутньому, наприклад, в розробку форми замовлення для постачання в офіс канцелярських товарів, щоб не замовляти кожну дрібницю окремо щоразу, коли вона закінчиться.
У книзі The Healthy Mind Toolkit я висвітлюю таку характерну стратегію, як перевиховання «п’явок рішень». Так я називаю людей, які перекладають вирішення певних проблем на вас. Скажімо, ви попросили когось прийняти рішення, але замість цього він надсилає список варіантів на ваш вибір, тим самим перекладаючи відповідальність назад на вас. Замість того, щоб автоматично відповідати, попросіть надіслати чіткі рекомендації.
Відстежуйте загальну картину
Коли ми з головою пірнаємо в рутину, то дуже важко зберігати здатність оцінювати загальну ситуацію. Подумайте, що саме допомагає вам зберігати цю здатність. Мені іноді допомагають поїздки, особливо перельоти наодинці. Вигляд з висоти 10 000 футів дозволяє ясно розгледіти свій шлях. Не гірше допомагають побачити загальну картину бухгалтерські таблиці. Оскільки я ненавиджу вести бухгалтерію і рахувати податки, то це заняття допомагає зрозуміти й оптимізувати мою ситуацію. Водночас перерви в роботі стримують від пірнання в «кролячу нору», де ви самі не помітите, як витратите купу часу на несуттєві речі.
Зосередитися на важливих цілях допомагають і зустрічі з колегами, з якими я бачуся приблизно раз на півроку. Ми регулярно обмінюємося інформацією про свої справи і плани. А якщо говорити про управління фінансами, я час від часу читаю окремих фінансових блогерів, щоб тримати руку на пульсі.
Відстежувати ефективність використання свого часу теж корисно, але це знову ж таки забирає багато часу і вимагає вольових зусиль. Я користуюся додатком RescueTime, який відстежує, скільки часу я проводжу на різних сайтах (включно з Gmail). Щотижня я переглядаю звіти про це.
Не ігноруйте нічого, що допомагає вам бачити цілісну картину, і подумайте, як перетворити ваші ідеї на конкретні плани і дії.
Не карайте себе, якщо вам ніяк не вдається вибудувати пріоритет важливих речей і термінових. Кількість справ і рішень, з якими ми маємо справу в сучасному житті разом з емоційно (і когнітивно) складним характером багатьох важливих завдань, робить цю боротьбу майже нескінченною. Я написала цілу книгу про те, як концентруватися і припинити принижувати себе, і все одно мені важко. Я вважаю успіхом, якщо вдається дотримуватися власних порад хоча б в 50% випадків! Це здорове емпіричне правило, яке вам теж може допомогти.
Оригінал — Alice Boyes
Переклад — Інна Березніцька
Зображення — unplash.com
