[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Мій сусід по кімнаті в коледжі вмів писати швидше від усіх. Якщо йому потрібно було виконати роботу на 10 сторінок до 9 години ранку четверга, він починав писати її о 6 годині ранку… того ж дня. І найбожевільніше, що він завжди отримував «відмінно». Я ніколи не міг зрозуміти, як він робив за кілька годин те, на що в мене йшов тиждень.
Коли я запитав його, як і чому він робив усе в останню хвилину, він сказав, що йому потрібен тиск дедлайну, щоби мати мотивацію. Він також додав, що коли відкласти справи на останні хвилини, вони й заберуть усього декілька хвилин. Мудрі слова.
Відкладання справ на останню хвилину може бути ефективним, але я вирішив пошукати інші науково обґрунтовані альтернативи для підвищення ефективності.
1. Встановлюйте терміни для кожного завдання
Відповідно до закону Паркінсона, кількість часу, який ви витрачаєте на виконання певного завдання, залежить від того, скільки часу ви на це завдання виділяєте. Якщо ви не встановите дедлайну, то витратите на завдання стільки часу, скільки захочете. Але якщо ви обмежите час, то тиск, який ви відчуєте, намагаючись випередити час, змусить вас працювати швидше й завершити справу до закінчення терміну.
Обмеження часу на виконання завдань також може ввести вас у стан ментального потоку. Потік — це коли ви настільки занурені в діяльність, що можете зосередитися тільки на цій діяльності, не помічаючи нічого навколо, навіть своїх думок, емоцій й часу. Іншими словами, ви в ударі.
Потік виникає, коли ви ставите чіткі цілі, і хоч складні, але досяжні. Виконаннях цих цілей вимагає зосередженості й контролю власних умінь.
Обмеження часу на виконання завдання — це ефективний спосіб запустити потік. Завершення завдання до закінчення часу — досяжна мета, яка створює достатнього тиску та стресу для того, щоби ви могли повністю зосередитися й викластися на повну.
2. Розділяйте проекти на дрібні завдання
Починати новий проект завжди складно. Потрібно виконати багато роботи, а фініш ледь видно. Оскільки нагорода за це велике досягнення так далеко, здається, що починати навіть не варто.
Harvard Business Review проаналізував понад 12 тисяч записів у щоденниках працівників розумової праці і виявив, що відчуття прогресу, незалежно від того, великий він чи маленький, — це найважливіший чинник, який сприяє розвитку емоцій, мотивації і сприйняття протягом робочого дня. І що більше працівники відчували прогрес, то продуктивнішими вони ставали.
Якщо ви розділяєте проекти на невеликі завдання, то зможете досягати невеликої цілі за один день замість того, щоби досягати однієї основної мети за кілька днів, тижнів або навіть місяців. Постійне відчуття прогресу — це те, що підвищує моральний дух і продуктивність у довгостроковій перспективі. Маленькі перемоги допоможуть вам працювати швидше.
3. Працюйте поруч з іншими людьми
Ви коли-небудь займалися спортом або грали на інструменті перед аудиторією? Ви відчували, що виступаєте перед глядачами краще, ніж коли навколо нікого немає? Коли я граю на гітарі і співаю на самоті, мені здається, що я звучу добре, але не відмінно. Але коли я граю і співаю перед друзями, я вважаю, що звучу, як Джастін Бібер.
Це психологічний феномен: якщо ви робите щось у присутності інших, їхній оцінка підвищує ваш рівень психологічної залученості. Цей додатковий стрес допомагає вам краще виконувати завдання, ніж коли ви сам.
Якщо ви відчуваєте, що освоїли якесь уміння, але хочете збільшити швидкість, спробуйте працювати поруч з іншими людьми. Коли є ймовірність, що за вами спостерігають і оцінюють те, що ви робите, ваш рівень стресу досягає оптимального рівня, спонукаючи вас працювати старанніше і швидше.
4. Працюйте з урахуванням ультрадіанних ритмів
Організм людини налаштований на 120-хвилинні біологічні інтервали — ультрадіанні ритми. Протягом перших 90 хвилин інтервалу ваша розумова енергія досягає піку, а після цього падає протягом 30 хвилин.
Щоби досягти максимальної швидкості і продуктивності,
найкраще працювати у 90-хвилинному спринті, коли ваше тіло природно заряджене енергією, а потім робити 30-хвилинну паузу для відпочинку, коли ваше тіло природно виснажене. Це дозволяє вам повною мірою використовувати коливання рівня енергії вашого тіла.
Проте утримувати увагу 90 хвилин — складно. Згідно з Psychology Today, люди можуть залишатися зосередженими тільки 20-25 хвилин, а потім їхній розум починає блукати.
Щоби зберігати концентрацію уваги під час 90-хвилинних спринтів, використовуйте техніку помодоро (25 хвилин роботи, 5 хвилин відпочинку).
5. Слухайте білий шум
Музика завжди покращує настрій, але навряд чи вона впливає на швидкість. Як пише Psychology Today, прослуховування музики зі словами змушує мовні центри мозку приділяти більше уваги текстам пісень, ніж вашому завданню. Прослуховування нової музики також не сприяє продуктивності. Це привертає вашу увагу до музики і відволікає від роботи. Отже, навіть якщо ви слухаєте класичну музику або саундтреки до фільмів, де зазвичай немає слів, але ця музика нова для вас, вона може порушити вашу концентрацію.
Але що робити, якщо на робочому місці занадто шумно або ви втомилися слухати ці дратівливі звуки клавіатур чи розмови колег?
Білий шум — ваше рішення.
За даними Journal of Consumer Research, навколишній шум на помірному рівні гучності ідеально годиться для підвищення творчої продуктивності. Навушники із шумозаглушенням і відтворення білого шуму дозволяють повторити цей ефект.
Білий шум підтримує концентрацію, тому що він постійний. Він звучить однаково, і ваш мозок звикає до нього. Звукові відволікальні чинники більше на вас не діють. Це підвищує вашу концентрацію на завданні й дозволяє вам працювати швидше.
6. Знайдіть партнера у відповідальності
Гретхен Рубін, відома дослідниця людської природи й щастя, нещодавно видала книгу «Чотири тенденції», у якій розповідає про те, як люди реагують на очікування. Вона виявила, що людство ділиться на чотири категорії: «поборники», «запитувачі», «обов’язкові» й «бунтарі».
Багато людей належать до категорії «обов’язкові». Вони з готовністю виправдовують зовнішні очікування, але ніяк не можуть відповідати очікуванням внутрішнім. Наприклад, обов’язкова людина ніколи не порушує дедлайнів, але не може знайти часу для тренувань.
Щоби допомогти їм виправдати і внутрішні очікування, «обов’язковим» важливо забезпечити зовнішній контроль за цими внутрішніми цілями. Й один із найпотужніших інструментів — це партнер у відповідальності.
Ніхто не хоче підвести інших людей або здатися ледачим і непродуктивним. Така людська природа. Тож, наприклад, можна пообіцяти керівнику або колезі, що будете писати 1000 слів щодня, і дозволити їм регулярно перевіряти вас. Це стане мотивацією працювати швидше і краще.
7. Заспокойте свого внутрішнього перфекціоніста
Досконалість — ворог продуктивності. Повторний перегляд роботи, потрійна перевірка на помилки й виконання додаткової роботи затримують прогрес, виснажують вашу енергію й можуть зруйнувати емоційне здоров’я.
Проблема перфекціоністів полягає в тому, що в них менталітет — «все або нічого». Якщо їхня робота не ідеальна, вони вважають це провалом. Насправді ви можете скільки завгодно допрацьовувати та вдосконалювати свою роботу, але в один момент ваші зусилля принесуть лише незначні поліпшення, а час буде згаяно.
Важливо пам’ятати, що багато компаній вважають: хороша робота й дотримання термінів — уже величезний успіх.
Оригінал — Clifford Chi
Адаптований переклад — Віра Курико
Зображення — unplash.com
