Робота

Не бійтеся переносити дедлайни

Чому важливо одразу говорити про те, чи є можливість продовжити терміни роботи

The Ukrainians
19 Квітня 2019

[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи № 1 в Україні]

Дедлайн — одне з головних джерел стресу на роботі. Однак насправді терміни часто бувають не такими жорсткими. Наприклад, керівник просить вас підготувати пропозицію з довгострокового проекту до п’ятниці, хоч сам планує переглянути її не раніше ніж у вівторок. Чи можна уникнути паніки й перенавантажень, просто попросивши дещо більше часу, коли це необхідно?

Вважають, що перенесення термінів погано позначається на роботі і може здатися ознакою непрофесіоналізму. Проте ми знаємо мало досліджень, присвячених тому, як прохання про відтермінування насправді впливає на те, що відбувається.

Щоб глибше розібратися в темі, ми провели 10 експериментів і опитали 10 тисяч звичайних співробітників та їхніх начальників зі США. Ми виявили, що незалежно від професії прохання про відтермінування для виконання завдання в середньому керівництво сприймало позитивно. До того ж це знижувало рівень стресу співробітників і позитивно позначалося на результатах роботи. Під час одного з опитувань за участю 191 фахівця ми виявили, що прохання про відтермінування задовольняли у 95% випадків.

Однак самі співробітники не часто просять дати їм трохи більше часу, навіть коли дедлайн цілком можна перенести (наприклад, коли керівник відкрито говорить: «Якщо вам буде потрібно більше часу, просто скажіть про це»). Коли ми запитували людей, наскільки ймовірним є те, що вони попросять про відтермінування в ситуації, коли терміни підтискають, але їх можна змінити, тільки 1 з 10 співробітників відповів, що розглядає таку можливість.

Учасники нашого дослідження, особливо жінки, переймалися — якщо вони попросять про продовження термінів виконання, їх сприймуть як некомпетентних або невмотивованих. Однак керівники, навпаки, сприймали прохання про відтермінування — незалежно від того, було воно від чоловіка чи від жінки — як показник, що ці люди вмотивованіші від інших. Співробітника вважали менш компетентним, лише коли він просив відтермінувати справді нагальне завдання.

Чому жінки не часто просять про додатковий час

Ми провели додаткове опитування 600 співробітників компаній США з 22 різних напрямків, щоб проаналізувати гендерні відмінності в ситуації, коли йдеться про подовження дедлайну. Під час опитування ми просили чоловіків та жінок подумки уявити, що керівник дав їм завдання з терміном виконання до кінця тижня, а потім оцінити, наскільки ймовірним є те, що вони попросять про перенесення дедлайну. Зрештою, ми виявили, що, порівняно з жінками, співробітники чоловічої статі майже вдвічі частіше готові просити про перенесення терміну виконання.

Чому? Попри те, що чоловіків теж турбує, що про них подумає керівник, жінки більше бояться, що начальник осуджуватиме їх за прохання про відтермінування. Щоб зрозуміти, чи реальні ці побоювання, ми попросили 800 менеджерів оцінити співробітників чоловічої та жіночої статі, які просили надати їм більше часу для виконання завдання. Виявилося, що керівники однаково оцінюють співробітників обох статей. Це дає змогу припустити, що побоювання жінок — перебільшені.

Звичайно, тут є застереження: хоч одне прохання про відтермінування не змусить керівника думати гірше про співробітницю, загалом прохання жінок про продовження терміну виконання завдань можуть підтвердити думку керівника про те, що жінки більше орієнтовані на сім’ю та менш прихильні до роботи, ніж чоловіки. Під час дослідження, проведеного за допомогою американських консультантів, з’ясувалося, що керівники охоче погоджуються на прохання жінок про зміну графіка через батьківські турботи, однак ті ж керівники вважають жінок, які звертаються з подібними формальними проханнями, в цілому менш вмотивованими до роботи.

Серйозні побоювання жінок про те, що їх суворо судять за прохання про відтермінування, можуть бути пов’язані з тим, що вони почуваються менш впевненими на своїх робочих позиціях і більш соціально орієнтовані. Опитані нами жінки частіше погоджувалися з такими твердженнями, як «я не знаю, як моя кар’єра розвиватиметься в цій компанії» і «приймаючи рішення, я звертаю увагу на потреби й почуття інших людей». Це, зокрема, пояснює, чому вони рідше готові просити про відтермінування, ніж чоловіки.

Проблема в тому, що таке небажання просити про перенесення терміну пов’язане з великим стресом і перевтомою серед співробітниць. Під час дослідження жінки частіше погоджувалися з такими твердженнями: «Останнім часом я постійно тривожуся» і «На роботі я весь час почуваюся втомленою».

Небажання просити про відстрочку також негативно позначається на продуктивності праці жінок. Під час одного з експериментів ми попросили 103 студентів бізнес-школи написати есе і призначили гнучкий термін завершення роботи: якщо студенту потрібно більше часу, він міг написати інструкторові на електронну пошту і попросити про відтермінування без жодних наслідків.

І знову студенти чоловічої статі вдвічі частіше, ніж студентки, просили про продовження терміну. Викладач оцінював роботи, не знаючи, хто їх написав. Роботи студентів, які витратили більше часу, виявилися кращими і отримали вищі оцінки порівняно з іншими.

Як керівники можуть допомогти співробітникам

Прохання про збільшення терміну виконання завдання з гнучким дедлайном позитивно позначаються на продуктивності праці і рівні задоволеності співробітників. Співробітниці виконують більше завдань, не пов’язаних з просуванням по службі, рідко делегують і, як правило, виконують більше домашніх обов’язків, ніж їхні колеги-чоловіки.

Є кілька стратегій, за допомогою яких керівники та їхні співробітники можуть вселити команді думку про те, що просити про відтермінування за потреби — це нормально.

Говоріть співробітникам, яким потрібно більше часу, що вони не самотні у своїх запитах. Прохання про відтермінування часто висловлюють приватно, наприклад, електронною поштою або під час особистої бесіди.

У результаті співробітники недооцінюють, наскільки часто керівники стикаються з подібними ситуаціями. Відкрита демонстрація частоти таких запитів стане простим і потужним способом знизити занепокоєння співробітників як чоловічої, так і жіночої статі.

Демонструйте, що ви і самі іноді просите про перенесення дедлайну. Ще один ефективний спосіб зробити такі прохання нормою — публічно просити про відтермінування дедлайну, щоб обміркувати і завершити роботу. Наприклад, скажіть: «Я хотів би приділити більше часу і уваги вашій пропозиції». Так керівники допоможуть співробітникам обох статей впевненіше просити про продовження термінів в ситуації, коли їм потрібно більше часу для виконання завдань.

Заздалегідь уточнюйте, чи є дедлайн гнучким. Часто незрозуміло, чи дійсно призначений дедлайн — це крайній термін, і співробітники не знають, чи можна його переносити. Зіткнувшись з такою неоднозначною ситуацією, люди, які почуваються не дуже впевнено (частіше це стосується жінок), можуть зробити неправильний висновок з міркувань обережності і не стануть просити про відстрочку.

Розподіляючи завдання, керівники повинні чітко вказувати бажаний термін виконання та можливість його перенесення. Якщо ви пишете співробітнику вночі, рано-вранці або у вихідні, обов’язково поясніть, чому ви виходите на зв’язок в позаробочий час і чи потрібна вам негайна відповідь. Ці прості дії допоможуть співробітникам обох статей ефективніше розпоряджатися своїм часом і легше просити про перенесення дедлайну в тих ситуаціях, коли це необхідно.

Оригінал  Jaewon Yoon, Ashley Whillans, Grant Donnelly
Адаптований переклад — Віра Курико

Зображення — unplash.com

Текст
Місія The Ukrainians — уможливлення позитивних соціальних змін в Україні
Долучайтеся до Спільноти, підтримуйте якісну українськомовну журналістику та приєднуйтеся до змін!
Приєднатися
Наші головні тексти тижня у красивій розсилці. Щовихідних у ваших емейл-скриньках.