Робота

Поради для роботи з поштою, які зекономлять 81 хвилину в день

Чому ви витрачаєте багато часу на пошту

The Ukrainians
21 Лютого 2019

[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]

За даними McKinsey, у середньому люди витрачають 28% робочого дня, читаючи і відповідаючи на електронну пошту. Відтак, коли співробітник працює повний день, йому щодня приходить 120 листів, і він 2,6 години розбирає пошту. Здебільшого люди вдаються до одного з двох екстремальних способів боротьби з потоками листів. Одні вірять, що в поштовій скриньці не повинно бути непрочитаних повідомлень, і змушують себе підтримувати її в такому стані. Інші здаються й дозволяють листам накопичуватися. Є й ті, хто ставиться до цього поміркованіше: просто не так часто перевіряє пошту.

Ми в Zarvana, розробляючи техніки управління часом, вирішили перевірити, чи існує підкріплений науковими дослідженнями спосіб витрачати на пошту менше, ніж 2,6 години в день, і не втрачати власної ефективності. Результати здивували нас самих: виявляється, можна заощадити понад половину цього часу, а саме 81 хвилину в день, якщо відмовитися від п’яти шкідливих звичок.

Перестаньте без кінця перевіряти пошту – й заощаджуйте 21 хвилину

Люди перевіряють пошту в середньому 15 разів на день, тобто кожні 37 хвилин. Але зазвичай співрозмовники не чекають, що їм дадуть відповідь так швидко. Майже 40% учасників робочої переписки очікують відповіді протягом години і тільки 11% клієнтів і 8% колег хочуть, щоби їм відповідали швидше. Якщо заходити на пошту раз на годину, а не кожні 37 хвилин, ви позбавите себе від шести зайвих перевірок поштової скриньки в день. До чого це призведе? Деякі дослідники стверджують, що людині потрібно до 23 хвилин і 15 секунд, щоби повернутися до роботи в колишньому темпі після кожної перерви, зокрема на пошту. Ми не сумніваємося в таких висновках, але для цієї статті використовували консервативніше дослідження Університету Лафборо, згідно з яким відновлення продуктивності після перерви в роботі займає 64 секунди.

Постійне зазирання до поштової скриньки — не єдина проблема. Багато людей читають усі повідомлення, які з’являються в кутку монітора щоразу, коли надходить лист, і втрачають ще кілька секунд. За словами дослідниці Софі Лерой з Університету Вашингтона, за перерви в роботі ми розплачуємося якістю: «Коли ми думаємо про одне завдання, а робимо інше, страждають обидва завдання, тому що в нас немає когнітивної здатності вирішувати два завдання одночасно».

Зайві шість разів на перевірку пошти, відволікання на повідомлення й повільне повернення в робоче русло — й ось ви вже втратили 21 хвилину у власному дні.

Виправити ситуацію просто. Вимкніть повідомлення і виділіть 5-8 хвилин на годину на перевірку пошти. Дійсно, для деяких професій таке рішення просто не годиться. Є й ті, хто звик відповідати протягом декількох хвилин, тому що це дає відчуття контролю над ситуацією. Але здебільшого миттєво відповідати зовсім не обов’язково.

Очищайте папку вхідних  і заощаджуйте 27 хвилин

Кажуть, більше немає сенсу переміщати листи зі скриньки, тому що сучасні поштові сервіси дозволяють із легкістю знайти будь-який лист серед сотень і навіть тисяч інших. Але це не зовсім так. Функція пошуку — дійсно найшвидший спосіб знайти старі листи. Однак якщо не прибирати їх зі скриньки, ми однаково втратимо час. Зайшовши в переповнені «Вхідні», ми неминуче перечитуємо старі листи. З цим нічого не поробиш: якщо листи є, людина їх прочитає. У середньостатистичного співробітника понад 200 листів у вхідних. Щодня він отримує 120 нових листів, а читає тільки чверть із них.

Без чіткого плану дій листи накопичуватимуться. Уявімо, що людина 15 разів на день перевіряє пошту. Навіть якщо вона буде читати тільки вступну частину і прослизне очима лише ті листи, які відразу видно на екрані комп’ютера, вона перечитає десь 10% листів у вхідних і витратить на кожен чотири секунди. А це 27 втрачених хвилин щодня.

Проблему можна вирішити дуже просто: завжди або архівуйте, або видаляйте лист відразу після прочитання. Цей спосіб не годиться для листів, які вимагають відкладеної відповіді. Але такий лист більше не потрібно перечитувати. Тепер це нагальне завдання, тому лист слід перемістити з вхідних до списку справ.

Якщо ви раніше ніколи не архівували листів, то спочатку економитимете не 27, а 22 хвилини робочого часу, тому що вам доведеться виділяти 5 хвилин у день на архівацію, щоб очистити пошту.

Не витрачайте часу на те, щоби розкладати листи в папки, — і заощаджуйте 14 хвилин

У 37% випадків люди не відповідають відразу, а відкладають відповідь на лист. З цієї причини на пошук уже прочитаних листів витрачається значна частина роботи з поштою. Зазвичай для прискорення пошуку люди створюють папки для різних тем, людей і типів повідомлень. Середньостатистичний офісний співробітник створює нову папку кожні п’ять днів і має загалом 37 папок. Але пошук потрібного листа в папці на 9% повільніший від пошуку за ключовими словами й на 50% повільніший від пошуку з допомогою команд.

Тепер, коли ви знаєте, як ефективніше шукати листи, настав час налагодити зв’язок між поштою та списком справ. Пересилайте листи на окрему електронну адресу, налаштовану так, щоб автоматично конвертувати їх у завдання. Інший варіант — додати в поштовий клієнт спрощену версію програми для ведення переліку справ, куди ви будете складати листи-завдання.

Разом перераховані в цьому пункті дії заощадять вам 14 хвилин у день.

Не архівуйте листів в окремі папки власноруч — і заощаджуйте 11 хвилин

Склад із 37 папок, зазвичай розташований у лівій частині поштового клієнта, не тільки сповільнює повторний пошук. Приблизно 10% від загального часу, який люди витрачають на електронну пошту, припадає на сортування потрібних листів. Цей процес складається з двох етапів: спочатку людина вирішує, куди перекласти лист, а потім переміщає його.

Ми вже зрозуміли, що для повторного пошуку листів папки не потрібні. То чи варто їх  взагалі створювати? Здебільшого людині потрібні лише дві папки: для прочитаних листів, які вимагають подальших дій (назвемо цю папку «Архів»), і для листів, які можна прочитати пізніше («До прочитання»). Зовсім без папок не вдасться: хоча б одна папка все-таки потрібна, щоби перекладати туди листи з вхідних.

Щоби вирахувати, скільки хвилин можна заощадити, якщо відмовитися від 37 папок на користь двох, скористаємося законом Хіка — психологічним принципом, який описує математичний зв’язок між кількістю варіантів і часом прийняття рішення: вибір із-поміж 37 варіантів людина робить у п’ять разів повільніше, ніж вибір із двох варіантів.

Сортування пошти можна зробити ще ефективнішим, якщо використовувати автоматичні правила й фільтри. Процес переміщення краще робити «гарячими клавішами». Так, поєднання Ctrl + Shift + V в Outlook дозволяє перемістити елемент в обрану папку. Користувачі можуть створити власні команди, щоб економити час, переміщаючи листи однією клавішею, як в G Suite, де потрібно просто натиснути V.

Перестаньте читати й обдумувати непотрібні листи — заощаджуйте 8 хвилин

За даними Sanebox, 62% листів — непотріб, від якого можна позбутися. Зазвичай люди читають 20% всього, що приходить їм із розсилок, витрачаючи на кожну 15-20 секунд. Так у людини зникає 4 хвилини щодня. Навіть на видалення одного непотрібного листа йде час (приблизно 3,2 секунди), а за день витрачається до трьох хвилин. Замість щодня позбуватися від інформаційного сміття, просто відпишіться від розсилок або заблокуйте небажані листи.

Щоби перестати читати непотрібні листи, по-перше, увімкніть автоматичну фільтрацію для потрібних вам розсилок, по-друге, відпишіться від непотрібних, і по-третє, заблокуйте весь спам, який продовжить приходити після відписки.

Електронна пошта стала прокляттям XXI століття для людей, які працюють. Однак від продуктивного використання пошти нас відділяють лише п’ять кроків:

1. Вимкніть повідомлення й перевіряйте пошту раз на годину;

2. Переміщайте всі листи з папки «Вхідні» відразу після прочитання;

3. Використовуйте пошук з допомогою команд, щоб знаходити старі листи;

4. Заведіть усього дві папки й архівуйте листи з допомогою гарячих клавіш;

5. Не витрачайте часу на непотрібні й не особливо важливі листи.

Час відкинути звички й інстинкти та довіритися дослідженням. Це допоможе повернути втрачений час і нарешті взяти під контроль електронну пошту.

Оригінал — Matt Plummer
Адаптований переклад — Віра Курико

Зображення — unplash.com

Текст
Місія The Ukrainians — уможливлення позитивних соціальних змін в Україні
Долучайтеся до Спільноти, підтримуйте якісну українськомовну журналістику та приєднуйтеся до змін!
Приєднатися
Наші головні тексти тижня у красивій розсилці. Щовихідних у ваших емейл-скриньках.