[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Бонні Вер — медсестра, яка опікується смертельно хворими пацієнтами в останні тижні їхнього життя. Коли вона запитала їх, про що вони шкодують найбільше, то найчастіше звучали таких п’ять відповідей:
Я хотів (-ла) б мати мужність жити так, як мені хочеться, а не так, як інші цього очікують від мене.
Я хотів (-ла) б не так багато працювати.
Я хотів (-ла) б мати мужність висловлювати свої почуття.
Я хотів (-ла) б зберегти теплі відносини з друзями.
Я хотів (-ла) б дозволити собі бути щасливішим (-ою).
Я багато думаю про цей список, коли працюю.
Мої дні часто сповнені невідкладними, але цілком банальними справами. Листи. Наради. Зустрічі. Дзвінки.
Це чимось схоже на спробу погасити борг на кредитці з високими відсотками. Я виснажую себе роботою, але ледве зводжу кінці з кінцями. Коли думаю про речі, яких мені вдалось досягти протягом конкретного тижня, то мені часто не спадає нічого на думку. Чому так відбувається?
Саме про це й говорив під час свого виступу у Стенфорді Філ Лібін, генеральний директор Evernote. Саме тому він розповів про те, як слід відрізняти невідкладні та важливі речі у вашому житті.
Термінові справи — це завдання, які треба виконати негайно.
Сюди можна зарахувати телефонні дзвінки, завдання з чітким терміном виконання та ситуації, в яких треба швидко реагувати. Відповідь на електронний лист, якщо вам треба її написати, зазвичай є невідкладною справою.
Важливі справи — це завдання, як сприяють досягненню довготермінових цілей.
Тут вже йдеться про книжку, яку ви хочете написати, чи про презентацію, яку ви хотіли б зробити, щоб отримати підвищення, або ж про компанію, яку ви хочете заснувати.
Головна проблема полягає в тому, що важливі завдання часто губляться серед невідкладних. Отже, якщо у вас є лише певний невеликий відрізок часу протягом дня, як ви зможете впевнитись, що виділили час на важливі завдання?
Використовуйте матрицю прийняття рішень, щоб виділити важливе
Один зі способів виділити важливі справи — скористатись матрицею Ейзенгауера.
Матрицю розробив Дуайт Ейзенхауер — генерал армії США, головнокомандувач армії Союзних військ у Європі під час Другої світової війни, президент Колумбійського університету та президент США. Матриця має вигляд звичайного квадрата, який поділений на прості категорії:
У верхньому лівому кутку (Важливо та Терміново) ви можете помістити дедлайни, проблеми та кризи.
У верхньому правому кутку (Важливо та Нетерміново) можна вказати справи, пов’язані з довготерміновим плануванням проектів, стосунками та відпочинком.
У нижньому лівому кутку (Неважливо та Терміново) можна вказати зустрічі, перерви у роботі та різноманітні заходи.
У нижньому правому кутку (Неважливо та Нетерміново) можна помістити різноманітні способи марнування часу, приємні заняття та інші дрібні завдання.
Досить легко виділити неважливі та нетермінові справи. Для цього не потрібно докладати особливих зусиль. Намагайтеся витрачати на них якомога менше часу.
Цілком очевидно, що спершу вам треба взятись за важливі та термінові справи.
А що робити з наступними двома квадратами? Як визначити пріоритетність? Тут уже не все так легко.
Більшість людей одразу береться за термінові справи — однак, якщо ви завжди займаєтесь терміновими справами, у вас не буде часу на важливі.
Термінові справи з’являтимуться знову й знову. Не важливо, наскільки сильно ви стараєтеся, термінові справи завжди потребуватимуть більше часу, ніж у вас є.
Чи казали ви колись собі: «[X] — це дуже важлива справа, але я не маю зараз на це часу»?
Коли ви так думаєте, то плутаєте важливе та термінове. Лао-цзи казав: «Час — це річ, яку можна творити. Сказати “Я не маю часу” — це те саме, що сказати “Я не хочу”».
Або, як казав Пікассо: «Відкладайте на завтра лише те, що ви не боїтесь залишити незавершеним, якщо помрете».
Як перетворити важливі справи на термінові
Найпростіший спосіб перетворити важливу справу на термінову — визначити для неї дедлайн.
Дедлайни — найважливіша ознака терміновості завдання. Вона змушує нас одразу взятися за справу. Нестача дедлайнів часто стає причиною того, що важливі завдання перестають бути важливими і ви почнете над ними працювати лише тоді, коли у вас врешті-решт з’явиться на них час.
Для прикладу, ви щомісяця платите за оренду житла. Це дедлайн. Що ближчий день оплати, то терміновіше це завдання.
З іншого боку, якщо ви хочете покращити свою фізичну форму, то це завдання зовсім не термінове. Чи ви мусите записатись у спортзал до кінця місяця? Скоріш за все, ні.
Тому найперше, що вам треба зробити, якщо ви хочете виконати всі важливі завдання, — це встановити чіткі терміни виконання. Важливе завдання майже завжди складається з декількох частин (які часто нагадують своєрідні проекти), і для того, щоб визначити дедлайн, вам спершу доведеться розділити велике завдання на окремі підзавдання і визначити терміни їхнього виконання.
Мій улюблений підхід у цій справі базується на книжці «Getting Things Done», у якій Девід Аллен запитує: «Яку наступну фізичну дію треба зробити, щоб просунутись у цій справі?».
Саме для цього вам і треба встановлювати дедлайни.
Недостатньо просто визначити якусь дату, щоб виконати завдання. Саме після окреслення термінів виконання розпочинається найголовніший етап.
Для чого вам потрібні серйозні дедлайни
Інша риса термінових завдань полягає в тому, що їхні терміни не є предметом для обговорення.
Невиконання завдання у визначений термін спричинить серйозні наслідки.
Це досить очевидно, коли йдеться про щось на зразок несплати оренди. Спершу власник житла подзвонить до вас та накричить. Якщо ви боїтеся соціального тиску, то, скоріш за все, цього буде достатньо, щоб змусити вас вчасно вносити орендну плату. В іншому випадку, справа може дійти до суду, після чого вас виселять.
Водночас дедлайни для важливих справ, на відміну від термінових, не завжди мають такі серйозні наслідки. Якщо я скажу, що обов’язково піду в спортзал до кінця тижня, то навряд чи мене чекатимуть якісь негативні наслідки, якщо я не виконаю своєї обіцянки у встановлені строки.
То як надати важливості дедлайнам? Ось декілька способів.
1. Візьміть публічне зобов’язання
Публічна заява про наміри додасть серйозності дедлайну. Якщо ви будете нести публічну відповідальність за свої заяви, то не зможете збрехати самому собі. З іншого боку, перш ніж публічно вказувати конкретну дату, варто також впевнитись, що завдання реально виконати до того часу. Нереалістичні терміни можуть спричинити щоденний стрес через неможливість досягти поставленої цілі.
2. Придумайте винагороди та покарання
Інший спосіб надати ваги дедлайну — встановити систему винагород та покарань за вчасне чи невчасне виконання завдань. Визначте їх наперед, але пам’ятайте, що ви не можете самі себе винагороджувати чи карати. Для прикладу, випишіть чек на $2000 якійсь політичній організації, яку ви ненавидите, дайте його своєму другові і попросіть його надіслати чек цій організації, якщо ви порушите встановлені терміни роботи.
3. Тримайте інших під контролем
Коли ви допомагаєте іншим (наприклад, членам вашої команди) слідкувати за вчасним виконанням завдань, важливо дати їм зрозуміти, що ці завдання також важливі для вас. Ви не дозволятимете іншим порушувати терміни роботи. Саме через це вам доведеться постійно перевіряти чужу роботу та розпочинати неприємні розмови про те, чому комусь не вдалось вчасно виконати завдання. Якщо ви цього не робитимете, то люди вирішать, що дедлайни не такі вже й важливі для вас, і почнуть відкладати справи на потім все частіше й частіше.
4. Постійно нагадуйте собі про терміни
Досить легко забути про дедлайн, якщо ніхто і ніщо вам про нього не нагадує. Термінові справи часто мають власну систему нагадувань, наприклад, коли ваш друг чи дружина постійно просять вас щось зробити. Однак ви повинні самостійно створити систему нагадувань для важливих справ. Прикріпіть наліпки на робочому столі. Помістіть у календарі нагадування чи таймери. Прикріпіть позначку на дзеркало у ванній кімнаті. Робіть все, що забажаєте, щоб нагадати собі про важливі справи.
Спершу може здатись, що це вимагає багато зусиль. Однак з часом усе стає простішим і ви зрозумієте, що у вашому житті тепер значно менше стресу.
У вас завжди будуть термінові справи, які можуть заповнити ваші дні, тижні, роки, а то й все життя. Але вам справді треба витрачати більшість своїх зусиль на виконання важливих завдань, інакше ви й далі будете шкодувати про цілий список справ, на які у вас так і не знайшлось часу.
Оригінал — Jory MacKay
Адаптований переклад — Юлія Петрів
Зображення — unsplash.com
