img

Як залишатися зосередженим під час роботи над багатьма проектами водночас

17.12.2017 The Ukrainians

[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]

Сьогодні мало хто може дозволити собі розкіш працювати лише над одним проектом. Більшість із нас змушені метатися від однієї команди до іншої, від одних справ — до інших.

Теоретично, ця система «мультикомандності» має низку переваг: ви маєте змогу застосовувати свої знання там, де у певний момент вони потрібні найбільше, можете ділитися своїми знаннями з різними командами та перемикатися з одного проекту на інший, таким чином уникаючи такого дорогого простою.

Хоча, як доводить наше дослідження, яке ми проводили впродовж останніх 15 років, в реальному житті все значно складніше. Для багатьох людей перемикатися між кількома різними проектами є більш стресово та менш продуктивно, ніж це описують в теорії. Перенесення уваги з одного завдання на інше потребує часу, а також забирає вашу енергію та знижує зосередженість.

Перебігаючи від команди до команди, вам, найімовірніше,  доводиться змінювати свої ролі — в одній команді ви можете займати керівну позицію, в іншій — бути початківцем, а це вливає не лише на ваш рівень підзвітності, а й на вашу здатність переміщувати ресурси, коли виникають кризові ситуації.

Кожна команда має свою унікальну культуру, яку формують стосунки, рутина, жарти, очікування та толерантність і багато іншого. Якщо ви належним чином не плануватимете та описуватимете власного внеску у роботу кожної з цих команд, то ваша участь може перетворитися всього лише на повторювану роботу, що не допомагатиме вам розвиватися.

Як керувати своїм часом, розвитком і як впоратися зі стресом, працюючи з двома командами одночасно? Як фокусуватися на найважливішому? Почніть із планування та слідуйте кільком простим правилам:

Визначте пріоритети та послідовність своєї роботи

Погляньте на загальну картину. Регулярно проводьте перевірку статусів усіх своїх проектів, щоб визначити основні етапи. Активно відслідковуючи ключові моменти, ви зможете спрогнозувати, коли ваші проекти вимагатимуть найбільшої уваги. Відтак зможете розподілити свій час так, щоб мати змогу приділити достатньо уваги кожному з проектів, коли з’явиться потреба.

Дотримуйтеся стратегії послідовності. Візьміться за одне завдання і максимально зосередьтеся на ньому замість того, щоб хапатися то за одну, то за іншу справу. Почніть із завдання, яке вимагає найбільшої концентрації, і присвятіть йому максимум своєї безперервної уваги. Конкретно визначте те, чого прагнете досягти і що потрібно для цього зробити, а потім чітко виконуйте необхідне.

Результати досліджень демонструють, що, перейшовши від одного проекту до іншого, ми впродовж певного часу продовжуємо думати про попередній проект і не можемо на 100% сконцентруватися на наступному. Тому що менше буде таких переходів, то краще буде для нас.  Якщо ви змушені займатися мультитаскінгом, то спробуйте координувати та групувати деякі справи. Наприклад, якщо ви знаєте, що у вас буде кілька телефонних дзвінків з невеликими інтервалами між ними, займіться такою справою, яку можна легко зупинити в будь-який момент.

Визначення та комунікація очікувань

Захистіть себе. Коли ви зосереджені на завданні високої пріоритетності, забезпечте собі абсолютну свободу від відволікань та перерв. Наприклад, коли я виконую своє завдання, яке вимагає від мене максимальної зосередженості, то встановлюю автоматичну відповідь у електронній скриньці. У листі-відповіді зазначено час, до якого я не переглядатиму листів, а також  мій особистий номер мобільного телефону на випадок невідкладних і дуже термінових справ.

Таким чином, повідомляючи людям, що ви дасте відповідь пізніше, ви можете забронювати собі деякий час для того, щоби зосередитися на найважливішому. Вписавши у повідомлення номер свого телефону, ви ніби і даєте людині можливість одразу сконтактувати з вами, але, прочитавши словосполучення «на випадок невідкладних ситуацій і термінових справ», людина двічі подумає, чи насправді її запит вимагає негайної відповіді.

Документуйте і комунікуйте прогрес. Помітивши зрушення, керівники ваших команд матимуть відчуття готовності рухатися далі і що «все під контролем». Будьте на крок попереду проблеми. Що раніше ви повідомите про виникнення труднощів, то більше керівники вам довірятимуть.

Оптимізуйте свій розвиток

Пізнайте себе. Великим недоліком мультикомандності є зменшення кількості залучених експертів із різних галузей. Цим обмежується можливість навчитися у них чогось  нового та формувати свій імідж. Під тиском часу кожен може піддатися спокусі робити все, що він уже і так добре знає та вміє, замість того, щоби розвиватися та навчатися чогось нового в інших членів команди. Вам потрібно чітко визначити свої цілі та прогрес, якого ви прагнете досягти. Оберіть із команди експерта, від якого ви можете навчитися найбільше. Повідомте про свої цілі керівнику команди і експерту, у якого плануєте вчитися.

Змушуйте себе. Визначивши цілі свого розвитку, виділіть час на практичне навчання. Дослідження доводять, що визначальними чинниками навчального процесу є час, витрачений на осмислення нової інформації, та використання нових знань у практичних завданнях. Це свого роду виклик, оскільки мультикомандність змушує вас стрибати від одного проекту до іншого, не втрачаючи жодної хвилини. Тому ви мусите завчасно виокремити час, який зможете витрачати на навчання. І оскільки ви не можете повністю абстрагуватися від робочого процесу і займатися лише навчанням, переконайтеся, що члени вашої команди сприймають ваше навчання як «реальну роботу».

Значні фінансові переваги мультикомандності спричинили ситуацію, коли для багатьох людей це стало звичним способом життя, попри стреси та ризики для здоров’я. Будучи учасником однієї з таких команд, важливо знаходити компроміси та будувати свою понаднормову роботу таким чином, щоб вона приносила вам максимальний результат. 

Оригінал — Heidi K. Gardner і Mark Mortensen
Адаптований переклад — Ліля Гук
Зображення — unsplash.com

The Ukrainians

Текст The Ukrainians

Схожі публікації

2099 5

Як прочитати (значно) більше книжок упродовж цього року

Відповідно до досліджень Гарвардського університету

24.04.2017 The Ukrainians
4248 5

17 хитрощів, що допоможуть вам виконувати більше справ упродовж робочого дня

Прості поради, що дадуть змогу звільнити багато часу та встигати більше

31.05.2017 The Ukrainians
352 3

Маніфест «людини дії»

23 поради для тих, хто хоче доводити діло до логічного завершення

30.10.2017 The Ukrainians

Популярні публікації

41920 12

Богдан Гаврилишин

Розмова із відомим українським економістом та громадським діячем
27.07.2014 Володимир Бєглов
27629 5

Що святкувати першим: Різдво чи Новий рік?

11 карток про те, чому українці живуть за двома календарями одночасно і що з цим робити
09.12.2016 Ірина Сало
47291 5

Піаніно для Ніколя

Як «нездатному до навчання» хлопчику вдається перемагати у міжнародних фортепіанних конкурсах
13.04.2017 Катерина Олексенко

Краудфандинг

Малі міста

2608
зібрали
36000
потрібно

Нові медіа нової країни

36
зібрали
5000
потрібно

Найрозумніші діти країни

2538
зібрали
4500
потрібно

підтримайте проект

Donate

Введіть слово, щоб почати