[Текст опублікований за підтримки Work.ua — сайту із пошуку роботи №1 в Україні]
Якщо говорити про щоденний графік, більшість людей належить до одного з двох таборів:
Люди, які планують надміру. Їхні календарі виглядають як дитячі каляки-маляки. Зустрічі перетинаються, а нагадування про події, перерви, завдання та інші зустрічі складені так, ніби сьогодні новорічна ніч. Їхні дні розписані з моменту пробудження до вечірніх ритуалів.
Мінімалісти, або «мрійники». У їхніх графіках є одна або дві події, які повторюються, і сила-силенна прогалин, тому принаймні на папері вони «вільні» для тривалих відрізків роботи.
Проблема в тому, що обидва типи жахливі — кожен має на те власні причини.
Планування надміру не залишає нам часу для себе. Що більше все «під контролем» у календарі, то менше контролю ми відчуваємо над своїм життям. Не кажучи вже про те, що ми погано вміємо визначати, скільки реально часу забере те чи інше завдання. З таким насиченим розкладом навіть зайві 15 хвилин, витрачені на ранкові справи, перевертають увесь день з ніг на голову.
А мінімалісти? Вони ж просто мріють у хмарах, чи не так? Вони перевели свій графік в якийсь інший формат — скоріш за все, це список поточних справ, додаток для планування або серія гнівних листів з питанням «Де це?».
Гарний щоденний розклад — це план успішного життя. Якщо ми знаємо, що й коли виконуватимемо, з’являється усвідомлення мети, змісту роботи. Це допомагає сконцентруватися на ній.
Спостерігаючи, як успішні засновники, творчі працівники та глибокі мислителі складають свої щоденні графіки, ми можемо знайти правильніші способи, як спланувати свій ідеальний день.
Створюйте «часовий запас» для найважливіших справ
Найуспішніші люди спочатку виконують найважливішу роботу.
Вони можуть використовувати підхід «проковтнути жабу» (тобто виконати найскладніше завдання, щоб інша частина дня пройшла зовсім легко) або знаходити час для особистої чи найважливішої роботи перед тим, як почати інші завдання.
Чого вони точно не роблять, то це не починають день з відволікання, емоційних тригерів та стресів (тобто з електронної пошти, соціальних мереж і Slack).
Додайте у свій щоденний графік час для найважливішої роботи. Зранку ми маємо високий рівень енергії. До того ж виконання важливого завдання поза чергою має ефект доміно, який буде підштовхувати вас протягом дня.
Один з моїх улюблених прикладів — підприємець і вчений Кевін Тейлор. У його графіку щоранку є блоки, які повторюються.
«Більшість людей планує зробити спочатку те, чого від них вимагають інші. Після цього вони починають шукати вільні місця для справ, які важливі для них. Знайти в такому календарі відповідний час — великий успіх. Краще змініть парадигму, плануючи в першу чергу те, що важливе для вас», — говорить він.
Виконуючи вранці спочатку те, що потрібно вам, ви задаєте правильний напрямок свого дня: що б не трапилося за день, ви гарантовано вже зробили щось важливе.
Починайте день із серйозних планів
Розвиваючи ідею щотижневого шаблону, можна створити шаблон на весь день, а не лише на ранок.
Це не те ж саме, що щоденний графік людини, яка планує надміру і чий день наповнений пріоритетами інших людей. Це радше спосіб пошуку часу на те, щоб робити щодня те, що ви хочете.
Дизайнерка Джессіка Хіш, наприклад, називає це «ультраграфіком».
Цей шаблон схожий на скелет, на якому ви будуєте свій тиждень. Для Хіш це понеділок — «адміністративний день», присвячений регулярним дзвінкам і зустрічам. У середу й п’ятницю вона має час для «аналогової роботи»:
«Існують відрізки часу, протягом яких я можу повністю зануритися в електронну пошту, а в решту часу я змушую себе її ігнорувати. Перш за все в графіку є заплановані блоки, коли Wi-Fi повинен бути вимкненим».
Цей підхід хороший тим, що він допомагає візуалізувати ідеальний робочий день, — це важлива навичка, яку мало хто з нас практикує.
Якщо ваше уявлення про ідеальний робочий день не відповідає тому, як ви насправді його проводите, можливо, настав час зупинитися й заново розставити пріоритети.
Встановіть свою доступність на мінімум (10-15 хвилин)
Після того, як ви спланували важливі справи на ранок і «скелет» денного розкладу, виникає наступне питання: як впоратися з неминучими завданнями, зустрічами, зборами та обов’язками, які з’являються й загрожують вибити вас з колії?
Ідеальний графік захищає ваш час. Тому добре б почати створювати процеси, які зберігатимуть його недоторканним.
Для віце-президента Facebook Фіджі Сімо це означає звести час для зустрічей до мінімуму:
«Багато людей не замислюється, скільки часу має бути присвячено якійсь справі. Вони за замовчуванням встановлюють 30 хвилин для невеликої розмови й 60 хвилин для більшої. Через це з’являються графіки, схожі на швейцарський сир».
Натомість Сімо встановлює мінімальний час для зустрічей — 10-15 хвилин (Ілон Маск хвацько розбиває свій день на 5-хвилинні відрізки), залишаючи людям можливість попрохати більше часу, якщо їм це конче необхідно.
Це змушує і вас, й ініціатора зустрічі відповідальніше поставитися до питання необхідної кількості часу. І це чудово, враховуючи нашу одержимість зборами.
Сімо також рекомендує встановлювати буфери навколо часу зустрічі, а також закладати в графік вільні місця для «сюрпризів», що можуть статися зненацька.
«Я більше сконцентрована, коли сама встановлюю власний порядок денний, ніж коли дозволяю іншим диктувати мені його», — говорить вона.
Зазначайте всі свої зобов’язання в одному календарі
Може здатися гарною ідеєю розділити особисті й професійні календарі, але це так само може призвести й до проблем.
Натомість об’єднайте всі свої зобов’язання в одному календарі, щоб ви знали, скільки часу працюєте насправді. Якщо хочете, використовуйте виділення справ кольором, щоб відрізняти робочі заходи від особистих.
Уявіть свій графік як порожню банку. Кожне додане завдання — особисте чи професійне — заповнює простір банки. І якщо ви можете надавати завданням різного рівня важливості, то календар сам цього не робити не зможе. Час — це час, незалежно від того, на що ви його витратили.
Ваш щоденний графік дозволяє вам бути чесними. Складіть його правильно, щоб мати чітке уявлення про те, що потрібно робити, й усвідомлювати будь-які конфлікти планування, що можуть стати вашим головним болем.
Оригінал — Jory Mackay-Rescuetime
Адаптований переклад — Віра Курико
Зображення — unplash.com
