Буває, що, озирнувшись на минулий день, ви думаєте: «А що я сьогодні зробив?» Маєте омріяні справи, за які плануєте взятися колись, але це колись ніколи не настає? Ця книжка про те, як знизити шалений темп життя, як почуватися не такими зайнятими, менше відволікатися й більше насолоджуватися теперішнім моментом. Автори пропонують понад 80 тактик, що допоможуть вам знаходити більше часу протягом дня на те, що для вас справді важливо: час із сім’єю, вивчення мов, додатковий заробіток, написання роману, волонтерство чи відеоігри. Гадаємо, ця книжка допоможе вам знайти час на будь-що, чого вам хочеться. І мить за миттю, день за днем ви зможете самостійно керувати своїм життям.

***

Тактики для Гострої уваги

Вгамуйте свою поштову скриньку

34. Перевіряйте пошту наприкінці дня
35. Плануйте час на листи
36. Дочитуйте вхідні раз на тиждень
37. Уявіть, що повідомлення — це листи
38. Не поспішайте з відповіддю
39. Змініть очікування інших
40. Відкрийте скриньку тільки для вихідних листів
41. Відпустка «без зв’язку»
42. «Відріжте» себе від електронної пошти

Раніше ми думали, що порожня поштова скринька — це взірець високої продуктивності. Натхненні такими експертами, як Девід Аллен і Мерлін Манн, ми роками щодня виставляли собі ціль відповісти на кожне отримане повідомлення. Джейк узагалі розробив курс про управління електронною поштою і навчав сотень колег у Google переваг порожньої поштової скриньки.

Техніка порожньої поштової скриньки базується на здоровій логіці: якщо очистити повідомлення, вони не відволікатимуть вас під час роботи. З пошти геть — і геть із думок. Ця техніка працює, якщо ви щодня отримуєте лише кілька листів. Але, як і більшість офісних працівників, ми отримуємо значно більше повідомлень на день, ніж кілька. Дійшло до того, що наша пошта зажила власним життям. Задум полягав у тому, щоб розгребти листи і братися за роботу, а натомість розгрібання листів стало роботою. Це було якесь замкнене коло: що швидше ми відповідали, то більше відповідей отримували і то вище підіймали планку очікування негайної реакції.

Коли ми взялися за пошуки часу для щоденних Основних завдань, то зрозуміли: цю манію реагування на листи треба припиняти. Тож останні кілька років на наших поштових скриньках стоять гальма. Це нелегко. Але якщо хочете ввійти в стан Гострої уваги й довести до кінця Основне завдання, рекомендуємо вам приєднатися до нас у цій боротьбі та трохи пригальмувати свою поштову скриньку.

Ви отримаєте щось більше, ніж просто Гостру увагу. Дослідження свідчать: якщо рідше перевірятимете пошту, то переживатимете менше стресу і триматимете все під контролем. Університет Британської Колумбії 2014 року виявив, що люди, які перевіряють пошту лише тричі на день (а не так часто, як заманеться), переживають значно нижчий рівень стресу. За словами науковців Елізабет Данн і Костадіна Кушлева, «скорочення часу, витраченого на електронну пошту, знижує стрес так само ефективно, як мріяння про купання в теплих водах тропічного острова кілька разів на день». І ще цікавіший висновок: що рідше учасники дослідження перевіряли пошту, то кращими ставали їхні навики. Протягом тижня, у який вони перевіряли пошту лише тричі на день, вони відповідали на таку саму кількість листів, як зазвичай, але на двадцять відсотків швидше! Виходить, якщо перевіряти пошту рідше, можна знайти час на щось іще!

Утім, змінити звички щодо електронної пошти — це легше сказати, ніж зробити. На щастя, ми, як ті, що вилікувалися від поштової залежності, можемо запропонувати вам кілька тактик, які змінять ваші взаємини з електронною скринькою.

Перевіряйте пошту наприкінці дня

Не починайте ранок із перевірки пошти, щоб вас одразу затягнуло в реагування на пріоритети інших людей, беріться за листи наприкінці дня. Це дасть вам змогу витратити найпродуктивніші години на Основне завдання та інші важливі справи. Імовірно, наприкінці дня ви будете дещо менш енергійні, але це навіть добре, коли йдеться про пошту: так ви не піддаватиметеся спокусі погоджуватися на всі вхідні запити й виписувати цілі полотна там, де вистачить простої відповіді.

Плануйте час на листи

Щоб легше було втягнутися в новий режим роботи з електронною поштою, спробуйте запланувати її в календарі. Так, ми серйозно: запишіть собі в календар «перевірити пошту». Коли ви знатимете, що маєте відведений окремий час на листи, вам буде легше не витрачати на них час зараз. А якщо ще й визначити це завдання останнім перед тим, як іти на зустріч чи з роботи додому, матимете додатковий стимул не засиджуватися над поштою до безконечності. Скільки встигли за виділений час, стільки встигли — поїхали далі.

Дочитуйте вхідні раз на тиждень

Нам подобається, коли поштова скринька не містить непрочитаних листів, але геть не подобається, скільки часу на день це займає. Джей Зі ставить собі ціль мати нуль непрочитаних листів раз на сім днів: якщо до кінця тижня скринька вхідних порожня, значить, усе добре.

Спробуйте і ви. Час від часу можна заглядати туди в пошуку справді термінових запитів, але відповідайте лише на них. Попросіть друзів та родичів зв’язуватися з вами щодо термінових питань телефоном або смс. А щодо нетермінових, то хай ваші колеги (та всі інші) навчаться сидіти тихо й терпеливо чекати відповіді. (Див. тактику № 39 — як змінити очікування щодо спілкування.)

Уявіть, що повідомлення — це листи

Стрес, пов’язаний із електронною поштою, здебільшого спричинений відчуттям, ніби ви мусите постійно перевіряти й миттєво відповідати на кожне нове повідомлення. А спробуйте-но уявити, що електронна пошта — це старомодні паперові листи — у конвертах і з марками.

Паперову пошту носять раз на день. Більшість таких листів можуть почекати на столі, доки за них візьмуться. Цей принцип ідеально придатний для дев’яноста дев’яти відсотків комунікацій. Спробуйте знизити оберти й побачити справжню природу електронних повідомлень: це ж стара добра паперова пошта, тільки в більш вишуканому хай-тек вигляді.

Не поспішайте з відповіддю

Головна умова для того, щоб узяти свою електронну пошту під контроль, — це змінити спосіб мислення з «якомога швидше» до «настільки неспішно, наскільки це можливо». Відповідайте на електронні листи, повідомлення в чатах і месенджерах та смс без поспіху. Хай минають години, дні, навіть тижні, перш ніж ви зреагуєте на запити. Можливо, звучить по-дурному. Але це не так.

У реальному житті ви відповідаєте людям, коли вони говорять із вами. Якщо колега спитає, як минула нарада, ви ж не втупитеся в нього очима, вдаючи, що не почули. Це було б дуже грубо. У живому спілкуванні ви за визначенням відповідаєте одразу ж. І це хороше налаштування: воно свідчить про повагу та готовність допомогти. Але якщо за умовчанням відповідати одразу в цифровому форматі, то можна потрапити в пастку.

Онлайн ви на зв’язку з усіма, а не лише з найближчими людьми вашого фізичного оточення. Люди атакують вас запитаннями про власні, а не ваші пріоритети тоді, коли їм зручно, а не вам. Щоразу, коли ви перевіряєте пошту чи месенджер, ви ніби кажете: «Чи комусь випадковому не потрібен зараз мій час?» І якщо відповідаєте одразу, то цим посилаєте їм (і собі) сигнал: «Я відкладу свої справи, щоб зайнятися спершу пріоритетами інших людей, і лише потім власними, хай би хто це був і хоч би чого хотів».

Якщо дібрати цьому одне слово, то це слово — божевілля. Але божевілля відповідати миттєво вже ввійшло в поведінку нашого соціуму за умовчанням. Воно наріжний камінь Діловитості напоказ.

Це абсурдне налаштування можна змінити. Ви можете перевіряти пошту зрідка й дозволити листам накопичитися, щоб відповідати на них партіями (тактика № 4). Можна реагувати не одразу, щоб вивільнити собі час для стану Гострої уваги, а якщо боїтеся заслужити через це ганебну славу, то нагадайте собі, що зосередженість на поточному моменті додає вам цінності як колезі та другові, а не віднімає її.

Культура Діловитості напоказ потребує негайних відповідей; щоб подолати її та змінити спосіб мислення, потрібна віра. Повірте у своє Основне завдання: воно варте того, щоб мати вищий пріоритет, ніж випадкові відволікання. Повірте в Гостру увагу: ви досягнете більше, якщо зосередитеся на чомусь одному, а не коли перемикатиметеся на то на пошту, то на справи. І повірте в людей: якщо їхнє питання справді важливе й термінове, вони знайдуть спосіб достукатися до вас — особисто або телефоном.

Змініть очікування інших

Коли ви обмежите свій час на електронну пошту або станете відповідати не так оперативно, потрібно також змінити очікування колег та інших людей. Можете сказати їм щось на зразок:
«Я відповідаю не одразу, бо маю в пріоритеті важливіші проекти. Якщо ваше повідомлення термінове, надішліть мені смс».

Це повідомлення можна озвучити особисто, через електронну пошту або навіть налаштувати як автоматичну відповідь чи підпис до листа. Його слова ретельно дібрані. Виправдання «маю в пріоритеті важливіші проекти» звучить резонно й досить невизначено.

Пропозиція зреагувати на текстове повідомлення — це запропонований вами план у разі невідкладних ситуацій, але оскільки планка для смс і дзвінків вища, ніж для чатів та електронної пошти, вас турбуватимуть значно рідше.

Можливо, вам навіть не знадобиться нічого повідомляти додатково, якщо за вас скаже ваша поведінка. Наприклад, усі в Google Ventures знали, що ми обидва відповідаємо на листи не одразу. Хто хотів достукатися до нас оперативно, ті слали смс або шукали нас у кабінетах. Ми не писали інструкцій, як зв’язуватися з нами. Просто відповідали не одразу, і люди помітили. Це дало нам більше часу на дизайн-спринти і на втілення задумів своїх книжок. Інакше кажучи, більше часу на стан Гострої уваги та Основні завдання.

Певна діяльність — наприклад, продажі або підтримка клієнтів — справді потребує швидкої реакції. Але для більшості професій репутаційні збитки, яких ви можете зазнати через неоперативні відповіді на повідомлення (до того ж менших, ніж вам здається), будуть із надлишком компенсовані знайденим часом на важливі завдання.

Відкрийте скриньку тільки для вихідних листів

Жодних вхідних листів на телефоні — це чудово, але іноді можливість надіслати листа зі смартфона є гострою необхідністю. Добрі новини: ці дві речі можна поєднати.

Джей Зі:

Коли 2014 року я вирішив спробувати айфон без відволікаючих програм, я здивувався, як мені бракує можливості надсилати листи з телефона. Здається, я не усвідомлював, як часто надсилав собі нотатку чи нагадування, або ж ділився файлами і фото з іншими людьми. Я спитав у твіттері, чи існують застосунки для айфонів, із яких листи надсилати можна, а отримувати — ні. Люди з мене посміялися.

Тож я запитав про це свого друга Тейлора Г’юза (інженера програмного забезпечення), і він допоміг мені з такою ось простою технікою:

Створіть обліковий запис тільки для вихідних листів. Це дозволяє будь-який сервіс, але краще скористатися одним із популярних, які можна легко додати на телефон.

Налаштуйте пересилання повідомлень — щоб відповіді, які приходитимуть на нову адресу, автоматично пересилалися на вашу традиційну скриньку. Ця залишатиметься завжди порожньою.
Додайте собі на телефон цю нову пошту, а не основну.

Рішення Тейлора спрацювало ідеально. За кілька місяців мій друг Різван Саттар (ще один інженер програмного забезпечення) зацікавився моєю ідеєю пошти тільки для вихідних листів і створив застосунок для айфонів під назвою Compose. Коли я перейшов на Android, то знайшов кілька застосунків для надсилання тільки вихідних повідомлень. Серед них є навіть такі, що не потребують окремого облікового запису. Рекомендації щодо цих застосунків можна знайти на сайті maketimebook.com.

Відпустка «без зв’язку»

Чи отримували ви коли-небудь такий варіант автоматичного електронного листа?

«На цьому тижні я у відпустці — без зв’язку і доступу до електронної пошти. Відповім на вашого листа після повернення».

Це речення викликає в уяві образ віддаленості від цивілізації: безлюдна пустеля, замерзлі ліси Юкону, глибини печер. У ньому не сказано прямим текстом, що людина виїхала кудись, де нема вишок мобільного зв’язку. Просто йдеться про те, що вона тиждень не буде користуватися інтернетом.

Ви теж можете написати такого листа, коли вирушите у відпустку, — незалежно від того, куди прямуєте. Це може бути непросто, бо в багатьох компаніях є неписане (і дурне) очікування, що навіть у відпустці ви будете перевіряти пошту. Утім, попри складність, це все ж можливо.

І воно того варте. Стан Гострої уваги має значення, коли ви відпочиваєте. Навіть більше, ніж зазвичай, оскільки час відпустки обмежений і цінний. Це ідеальний період для видалення застосунка з електронною поштою (тактика № 24) і відкладення ноутбука подалі (тактика № 22). Ви можете — і мусите — залишитися «без зв’язку» і по-справжньому відпочити.

«Відріжте» себе від електронної пошти

Для декого (кхе-кхе, Джейку) пошта — це спокуса, якій неможливо протистояти. От ви дивитеся на всі ці стратегії і хочете їх утілити, але розумієте, що сили волі на це немає. Утім, надія є: можна «відрізати» себе від електронної скриньки.

Джейк:

Навіть після стількох років і попри те що я знаю, що до чого, я все одно безнадійно закоханий в електронну пошту. Я досі перевіряю її, щойно випаде нагода, щоб пересвідчитися, чи не надійшло туди чогось нового й цікавенького. Не можу нічого з цим удіяти.

Так, у мене нуль сили волі. Але водночас я дуже строго обмежую користування поштою. Мій секрет — застосунок під назвою Freedom. Із ним я можу планувати періоди, коли мене «відрізає» від електронної пошти. Це частина тактики № 13, «Розплануйте свій день»; вона допомагає мені спланувати час і змушує дотримуватися цього плану, а не імпровізувати.

Щоб створити ідеальний план перевірки електронної пошти, я поставив собі кілька запитань.

Запитання: Коли найпізніше я можу перевірити свою пошту вранці?

Відповідь: О 10:30. Оскільки я працюю з європейцями, якщо перевірятиму пошту пізніше, ніж о 10:30, то можу втратити цілий день, перш ніж вони знову вийдуть на зв’язок.

Запитання: Скільки часу мені потрібно на першу перевірку пошти?

Відповідь: Півгодини. Якщо довше, то я відволічуся, якщо менше — мені може не вистачити часу відповісти на термінові й важливі листи.
Запитання: Коли найпізніше я можу вдруге протягом дня перевіряти пошту?

Відповідь: О 15:00. Так я ще застану на зв’язку американців. Крім того, у мене залишиться чимало часу на те, щоб попрацювати над чимось іншим перед обідом.

Після цієї вправи я налаштовую застосунок Freedom «відрізати» мене від інтернету до 10:30. О 10:30 я маю півгодини на те, щоб перевірити пошту, перш ніж застосунок знову «відріже» мене, цього разу лише від електронної пошти, — з 11:00 до 15:00. Станом на 15:00 я вже, зазвичай, виконав своє Основне завдання і в мене залишається достатньо часу, щоб відповісти на листи до кінця дня.

Перевага цієї тактики в тому, що мені не треба щодня приймати важке рішення дотримуватися цього графіка. Я змінив свої налаштування за умовчанням один раз, і тепер застосунок виконує роль моєї сили волі.

Якщо ви боретеся з такою самою любов’ю до електронної пошти чи залежністю від неї, як я, складіть собі графік і «відрізайте» себе від того, що не на часі. Так можна чинити з кожною Бездонною дірою. (Див. найсвіжіші рекомендації застосунків для «відрізання» на сайті maketimebook.com.)